Oleh = Mochammad Haldi Widianto

Apa itu Teori Antrian

Antrian adalah suatu kejadian yang biasa dalam kehidupan sehari–hari. Menunggu di depan loket untuk mendapatkan tiket kereta api atau tiket bioskop, pada pintu jalan tol, pada bank, pada kasir supermarket, dan situasi–situasi yang lain merupakan kejadian yang sering ditemui. Studi tentang antrian bukan merupakan hal yang baru.

Antrian yang panjang sering kali kita lihat di bank saat nasabah mengantri di teller untuk melakukan transaksi, airport saat para calon penumpang melakukan check-in, di super market saat para pembeli antri untuk melakukan pembayaran, di tempat cuci mobil : mobil antri untuk dicuci dan masih banyak contoh lainnya. Di sektor jasa, bagisebagian orang antri merupakan hal yang membosankan dan sebagai akibatnya terlalu lama antri, akan menyebabkan pelanggan kabur. Hal ini merupakan kerugian bagi organisasi tersebut.

Untuk mempertahankan pelanggan, sebuah organisasi selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Pelayanan yang terbaik tersebut diantaranya adalah memberikan pelayanan yang cepat sehingga pelanggan tidak dibiarkan menunggu (mengantri) terlalu lama. Namun demikian, dampak pemberian layanan yang cepat ini akan menimbulkan biaya bagi organisasi, karena harus menambah fasilitas layanan. Oleh karena itu, layanan yang cepat akan sangat membantu untuk mempertahankan pelanggan, yang dalam jangka panjang tentu saja akan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Ada 4 model struktur antrian dasar yang umum terjadi dalam seluruh sistem antrian :

1. Single Channel – Single Phase

Single Channel berarti hanya ada satu jalur yang memasuki system pelayanan atau ada satu fasilitas pelayanan. Single Phase berarti hanya ada satu pelayanan.

2. Single Channel – Multi Phase

Istilah Multi Phase menunjukkan ada dua atau lebih pelayanan yang dilaksanakan secara berurutan (dalam phasephase). Sebagai contoh : pencucian mobil.

3. Multi Channel – Single Phase

Sistem Multi Channel – Single Phase terjadi kapan saja di mana ada dua atau lebih fasilitas pelayanan dialiri oleh antrian tunggal, sebagai contoh model ini adalah antrian pada teller sebuah bank.

4. Multi Channel – Multi Phase

Sistem Multi Channel – Multi Phase Sebagai contoh, herregistrasi para mahasiswa di universitas, pelayanan kepada pasien di rumah sakit mulai dari pendaftaran, diagnosa, penyembuhan sampai pembayaran. Setiap sistem – sistem ini mempunyai beberapa fasilitas pelayanan pada setiap tahapnya (Subagyo, 2000).

 

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Sistem Mengantre

Mengantri adalah bagian tak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari, baik itu saat menunggu di bank, membeli tiket, atau memesan makanan di restoran cepat saji. Sistem mengantre yang efektif dan efisien sangat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan kelancaran operasional. Namun, tanpa manajemen yang tepat, antrean bisa menjadi sumber frustrasi dan ketidakpuasan. Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan dalam mengelola sistem mengantre.

1. Desain Fisik dan Tata Letak

a. Ruang yang Cukup

Ruang fisik untuk mengantri harus cukup luas untuk menampung jumlah orang yang biasanya hadir pada puncak waktu. Desain tata letak yang baik dapat mencegah kerumunan dan memastikan bahwa orang merasa nyaman selama menunggu. Misalnya, lebar lorong yang memadai dan tanda-tanda yang jelas dapat membantu mengarahkan orang ke tempat yang tepat.

b. Area Tunggu yang Nyaman

Penyediaan tempat duduk dan lingkungan yang nyaman dapat meningkatkan pengalaman menunggu. Area tunggu yang bersih, terang, dan memiliki ventilasi yang baik dapat mengurangi ketidaknyamanan selama periode menunggu.

2. Sistem Nomor Antrian

a. Penggunaan Teknologi

Menggunakan sistem nomor antrian dapat membantu mengelola aliran pelanggan secara lebih teratur. Teknologi seperti layar digital yang menampilkan nomor yang dipanggil atau aplikasi mobile yang memberitahu pelanggan tentang giliran mereka dapat sangat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kebingungan.

b. Keadilan dan Transparansi

Sistem nomor antrian harus transparan dan adil. Pelanggan perlu diyakinkan bahwa nomor mereka dipanggil berdasarkan urutan kedatangan. Hal ini penting untuk mencegah ketidakpuasan dan ketegangan di antara pelanggan.

3. Pengelolaan Waktu Tunggu

a. Estimasi Waktu Tunggu

Memberikan estimasi waktu tunggu yang realistis adalah kunci untuk menjaga harapan pelanggan. Informasi ini bisa diberikan melalui layar digital atau aplikasi mobile, sehingga pelanggan tahu berapa lama mereka harus menunggu dan dapat merencanakan aktivitas mereka dengan lebih baik.

b. Pengurangan Waktu Tunggu

Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan dalam proses dapat membantu mengurangi waktu tunggu. Misalnya, pelatihan staf untuk bekerja lebih efisien atau penggunaan teknologi untuk mempercepat proses dapat secara signifikan mengurangi durasi antrian.

4. Komunikasi yang Jelas

a. Informasi yang Tersedia

Informasi yang jelas dan mudah diakses mengenai prosedur antrian, lokasi layanan, dan waktu operasi sangat penting. Ini dapat disampaikan melalui tanda-tanda yang jelas, panduan di aplikasi mobile, atau staf yang tersedia untuk memberikan arahan.

b. Layanan Pelanggan

Staf yang ramah dan terlatih dapat membantu menjawab pertanyaan dan mengatasi kekhawatiran pelanggan. Komunikasi yang baik antara staf dan pelanggan dapat mencegah kebingungan dan meningkatkan pengalaman menunggu.

5. Manajemen Volume Antrian

a. Analisis Pola Antrian

Memahami pola antrian pada berbagai waktu dalam sehari atau hari dalam minggu dapat membantu dalam merencanakan sumber daya dengan lebih baik. Misalnya, menambahkan lebih banyak staf selama periode puncak atau menggunakan sistem reservasi untuk mengelola arus pelanggan dapat mengurangi tekanan pada sistem antrian.

b. Penggunaan Sistem Reservasi

Sistem reservasi atau pemesanan janji dapat mengatur volume pelanggan dengan lebih baik dan mengurangi kebutuhan untuk antre langsung. Ini memberikan fleksibilitas kepada pelanggan dan membantu perusahaan dalam mengelola beban kerja.

6. Feedback dan Perbaikan Berkelanjutan

a. Mengumpulkan Umpan Balik

Mengumpulkan umpan balik dari pelanggan tentang pengalaman mereka saat mengantri dapat memberikan wawasan berharga untuk perbaikan. Survei, formulir umpan balik, atau aplikasi mobile dapat digunakan untuk tujuan ini.

b. Peningkatan Berkelanjutan

Berdasarkan umpan balik dan analisis data, terus meningkatkan sistem antrian adalah kunci untuk menjaga kepuasan pelanggan. Ini bisa berarti menyesuaikan tata letak fisik, meningkatkan teknologi, atau mengubah kebijakan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan pelanggan.

Referensi:

  1. https://publikasiilmiah.ums.ac.id/handle/11617/3223?show=full
  2. https://www.google.com/url?sa=i&source=images&cd=&ved=2ahUKEwiP_5mcscTmAhVXfisKHUcZC8EQjRx6BAgBEAQ&url=http%3A%2F%2Ffirlizaa.blogspot.com%2F2012%2F12%2Fdistribusi-probabilitas.html&psig=AOvVaw2NrDaSIn56i-vgpoZpkiB8&ust=1576936524311354