Event Management: Tugas dan Tanggung Jawab

Event adalah sebuah kegiatan yang diperuntukkan untuk memperingati hal-hal penting dalam hidup manusia, baik itu individu ataupun kelompok yang berhubungan dengan tradisi, agama, adat, dan juga budaya yang diadakan dengan tujuan tertentu dan dalam waktu yang telah ditentukan. Biasanya sebuah event juga melibatkan lingkungan masyarakat sekitar atau bahkan lebih tergantung dari event yang dilakukan. Lantas, apa yang dimaksud dengan event management?

Event management adalah tim yang bertugas untuk mengatur jalannya sebuah event. Berhasil atau tidaknya sebuah event akan sangat bergantung dari tim ini. Nah, bagi kamu yang ingin menjadi seorang profesional event management, kamu bisa mulai belajar dari sekarang dengan melanjutkan kuliah di jurusan Public Relations.

Namun sebelum itu, simak sedikit gambaran apa saja tugas dan tanggungjawab seorang event management di bawah ini.

1. Perencanaan Acara

Tugas dan tanggung jawab utama seorang event management adalah merencanakan acara. Dalam perencanaan acara ini kamu harus menentukan tema dan konsep yang akan membuat semua orang tertarik dan tentunya yang mampu membuat kegiatan berjalan dengan lebih nyaman.

Ketika merencanakan acara, perhatikan tujuan diadakannya kegiatan. Jangan melupakan hal tersebut karena ini berkaitan dengan banyak orang. Pastikan untuk mendiskusikan perihal acara dengan tim panitia lainnya terkait dengan tema dan konsep yang akan dipilih.

Dalam proses event management, selalu buatlah pembagian tugas. Dalam sebuah acara tentu diperlukan kekompakan atau kerjasama tim karena semua pekerjaan tak akan bisa dilakukan sendiri. Tentu akan semrawut.

Jadi, setelah menentukan konsep serta tema, segera bagi tim dalam beberapa divisi dan pastikan semua tim saling koordinasi demi kelancaran acara.

2. Anggaran dan Keuangan

Event management juga bertugas membuat anggaran dana atau budgeting. Dana akan digunakan untuk membeli atau menyewa perlengkapan, hadiah, sewa tempat, dan segala keperluan terkait event lainnya. Selain itu, dalam perencanaan anggaran juga perlu dipertimbangkan biaya lebih ketika kamu dan tim ingin mendatangkan public figure sebagai bintang tamu.

3. Koordinasi Tim

Seperti yang disebut diatas, koordinasi tim adalah salah satu hal yang penting. Setelah tim dibagi menjadi beberapa divisi, setiap divisi akan melakukan tugasnya masing-masing. Nah, agar tidak terjadi kesalahpahaman, dibutuhkan koordinasi yang baik diantara semua divisi. Setiap informasi harus diketahui semua anggota divisi, mulai dari tema, konsep, jadwal, lokasi, bintang tamu, dan sebagainya.

4. Negosiasi dan Kontrak

Dalam pelaksanaan sebuah event biasanya kamu akan berurusan dengan negosiasi dan kontrak. Dua hal ini terkait dengan sumber pendanaan pihak ketiga, yakni vendor atau sponsor. Nah, agar mampu menarik vendor ataupun sponsor, pihak event management juga harus menyiapkan proposal yang berisikan rundown kegiatan.

Pastikan membuat proposal yang menarik dari segi visual agar mampu menarik perhatian para calon sponsor. Selain itu, cantumkan pula kontak lengkap, mulai dari nama, alamat, hingga nomor telepon yang bisa dihubungi.

Pastikan divisi yang memegang tugas ini mengetahui dengan jelas gambaran event sehingga bisa menyampaikan perihal penawaran yang tentunya bisa menguntungkan kedua belah pihak, baik penyelenggara ataupun pihak sponsor.

5. Logistik Acara

Logistik acara bertugas menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan selama event berlangsung. Divisi logistik akan berkoordinasi dengan divisi lainnya terkait dengan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dan bertanggungjawab terhadap ketersediaan perlengkapan tersebut selama event.

6. Promosi dan Pemasaran

Media promosi dan pemasaran menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab dari event management. Kamu bisa melakukan promosi lewat media cetak seperti brosur dan poster, atau bisa juga dengan mempublikasikannya lewat media sosial.

Nah, sekarang salah satu cara yang unik dan memiliki peluang tinggi untuk menarik target yakni memanfaatkan influencer. Memang strategi ini berbayar, tetapi metode ini cukup ampuh di tengah perkembangan teknologi seperti sekarang.

Baca juga: PR Writing: Pengertian dan Jenisnya

7. Pelaksanaan Acara dan Evaluasi

Event management bertugas menyiapkan segala yang dibutuhkan ketika event berlangsung. Mereka juga bertugas dan bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Jika ada kendala yang terjadi ketika acara berlangsung, pihak event management biasanya telah menyiapkan plan B yang memungkinkan event bisa berjalan tanpa gangguan.

Setelah event selesai, pihak event management akan memberikan evaluasi event mulai dari persiapan acara, pelaksanaan acara, hingga pelaporan keuangan.

Nah, itu dia beberapa tugas dan tanggung jawab event management dalam suatu acara. Jika kamu bisa menyeimbangkan semua tugas di atas, acara apa pun pasti bisa berjalan lancar.