Event Management: Tugas dan Tanggung Jawab

News

Event adalah sebuah kegiatan yang diperuntukkan untuk memperingati hal-hal penting dalam hidup manusia, baik itu individu ataupun kelompok yang berhubungan dengan tradisi, agama, adat, dan juga budaya yang diadakan dengan tujuan tertentu dan dalam waktu yang telah ditentukan. Biasanya sebuah event juga melibatkan lingkungan masyarakat sekitar atau bahkan lebih tergantung dari event yang dilakukan. Lantas, apa yang dimaksud dengan event management?

Apa Itu Event Management?

Event management adalah tim yang bertugas untuk mengatur jalannya sebuah event. Berhasil atau tidaknya sebuah event akan sangat bergantung dari tim ini. Nah, bagi kamu yang ingin menjadi seorang profesional event management, kamu bisa mulai belajar dari sekarang dengan melanjutkan kuliah di jurusan Public Relations.

Seorang event manager bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan berbagai aspek acara, seperti lokasi, logistik, anggaran, pemasaran, dan pengalaman peserta. Selain itu, kemampuan menangani situasi tak terduga sangat penting dalam profesi ini.

Pertanyaan yang perlu dijawab saat memulai event management:

Apa tujuan utama acara ini? (branding, networking, penggalangan dana, atau lain-lain?)
Siapa audiensi utama Anda?
Bagaimana hasil dari acara ini akan diukur keberhasilannya?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, tahap perencanaan akan menjadi lebih terarah.

**Namun sebelum itu, simak sedikit gambaran apa saja tugas dan tanggungjawab seorang event management di bawah ini.**

1. Perencanaan Acara

Tugas dan tanggung jawab utama seorang event management adalah merencanakan acara. Dalam perencanaan acara ini kamu harus menentukan tema dan konsep yang akan membuat semua orang tertarik dan tentunya yang mampu membuat kegiatan berjalan dengan lebih nyaman.

Ketika merencanakan acara, perhatikan tujuan diadakannya kegiatan. Jangan melupakan hal tersebut karena ini berkaitan dengan banyak orang. Pastikan untuk mendiskusikan perihal acara dengan tim panitia lainnya terkait dengan tema dan konsep yang akan dipilih.

Dalam proses event management, selalu buatlah pembagian tugas. Dalam sebuah acara tentu diperlukan kekompakan atau kerjasama tim karena semua pekerjaan tak akan bisa dilakukan sendiri. Tentu akan semrawut.

Jadi, setelah menentukan konsep serta tema, segera bagi tim dalam beberapa divisi dan pastikan semua tim saling koordinasi demi kelancaran acara.

2. Anggaran dan Keuangan

Event management juga bertugas membuat anggaran dana atau budgeting. Dana akan digunakan untuk membeli atau menyewa perlengkapan, hadiah, sewa tempat, dan segala keperluan terkait event lainnya. Selain itu, dalam perencanaan anggaran juga perlu dipertimbangkan biaya lebih ketika kamu dan tim ingin mendatangkan public figure sebagai bintang tamu.

3. Koordinasi Tim

Seperti yang disebut diatas, koordinasi tim adalah salah satu hal yang penting. Setelah tim dibagi menjadi beberapa divisi, setiap divisi akan melakukan tugasnya masing-masing. Nah, agar tidak terjadi kesalahpahaman, dibutuhkan koordinasi yang baik diantara semua divisi. Setiap informasi harus diketahui semua anggota divisi, mulai dari tema, konsep, jadwal, lokasi, bintang tamu, dan sebagainya.

4. Negosiasi dan Kontrak

Dalam pelaksanaan sebuah event biasanya kamu akan berurusan dengan negosiasi dan kontrak. Dua hal ini terkait dengan sumber pendanaan pihak ketiga, yakni vendor atau sponsor. Nah, agar mampu menarik vendor ataupun sponsor, pihak event management juga harus menyiapkan proposal yang berisikan rundown kegiatan.

Pastikan membuat proposal yang menarik dari segi visual agar mampu menarik perhatian para calon sponsor. Selain itu, cantumkan pula kontak lengkap, mulai dari nama, alamat, hingga nomor telepon yang bisa dihubungi.

Pastikan divisi yang memegang tugas ini mengetahui dengan jelas gambaran event sehingga bisa menyampaikan perihal penawaran yang tentunya bisa menguntungkan kedua belah pihak, baik penyelenggara ataupun pihak sponsor.

5. Logistik Acara

Logistik acara bertugas menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan selama event berlangsung. Divisi logistik akan berkoordinasi dengan divisi lainnya terkait dengan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dan bertanggungjawab terhadap ketersediaan perlengkapan tersebut selama event.

6. Promosi dan Pemasaran

Media promosi dan pemasaran menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab dari event management. Kamu bisa melakukan promosi lewat media cetak seperti brosur dan poster, atau bisa juga dengan mempublikasikannya lewat media sosial.

Nah, sekarang salah satu cara yang unik dan memiliki peluang tinggi untuk menarik target yakni memanfaatkan influencer. Memang strategi ini berbayar, tetapi metode ini cukup ampuh di tengah perkembangan teknologi seperti sekarang.

7. Pelaksanaan Acara dan Evaluasi

Event management bertugas menyiapkan segala yang dibutuhkan ketika event berlangsung. Mereka juga bertugas dan bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Jika ada kendala yang terjadi ketika acara berlangsung, pihak event management biasanya telah menyiapkan plan B yang memungkinkan event bisa berjalan tanpa gangguan.

Setelah event selesai, pihak event management akan memberikan evaluasi event mulai dari persiapan acara, pelaksanaan acara, hingga pelaporan keuangan.

Tanggung Jawab Utama Seorang Event Manager

Selain menyelesaikan tugas-tugas teknis di atas, seorang event manager harus menjalankan beberapa tanggung jawab inti, seperti:

1. Memastikan Efisiensi Anggaran

Mengelola anggaran adalah seni tersendiri dalam event management. Seorang event manager harus memastikan dana yang tersedia digunakan dengan bijaksana, bahkan mungkin bernegosiasi untuk mendapatkan diskon dari vendor.

2. Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah kunci. Apakah Anda sedang berbicara dengan klien, vendor, atau anggota tim, pesan Anda harus jelas dan tidak ambigu. Selain itu, menjaga hubungan baik dengan semua pemangku kepentingan dapat membuat acara lebih lancar.

3. Manajemen Risiko

Acara dapat digagalkan oleh hal-hal yang tidak terduga, seperti cuaca buruk atau kegagalan teknis. Seorang event manager harus memiliki rencana cadangan untuk setiap kemungkinan tersebut.

4. Mengutamakan Pengalaman Peserta

Tujuan akhirnya adalah menciptakan pengalaman yang luar biasa untuk peserta. Ini mungkin melibatkan menambahkan sentuhan personal, seperti mempersiapkan zona ramah anak atau mengintegrasikan teknologi digital untuk interaksi peserta.

5. Menjalankan Prinsip Keberlanjutan

Tren terbaru menunjukkan bahwa banyak klien menginginkan acara yang ramah lingkungan. Dari meminimalkan limbah plastik hingga menggunakan bahan dekorasi yang dapat didaur ulang, keberlanjutan kini menjadi elemen penting dalam event management modern.

Mengapa Event Management Penting untuk Bisnis Anda?

Sebagai pemilik bisnis atau pemasar, Anda mungkin bertanya-tanya, “Apa keuntungan menyelenggarakan acara dengan baik?” Jawabannya adalah bahwa event management yang efisien dapat:

Memperkuat Brand Awareness

Acara adalah cara langsung untuk memamerkan identitas dan nilai merek Anda kepada audiensi yang lebih besar.

Membangun Jaringan

Dengan menghadirkan pemimpin industri atau mitra potensial, acara dapat membuka peluang kolaborasi baru.

Meningkatkan Penjualan

Dengan pengalaman interaktif, Anda dapat memikat pelanggan potensial untuk memilih produk atau layanan Anda.

Tertarik Menyelenggarakan Acara?

Sekarang Anda telah mengenal tugas dan tanggung jawab dalam event management, tiba saatnya untuk mulai membuat rencana acara yang sukses. Apakah Anda ingin mempromosikan merek, menjalin hubungan dengan pelanggan, atau hanya menyelenggarakan acara yang tak terlupakan, perencanaan yang matang adalah kunci.

Butuh bantuan untuk memulai? Konsultasikan acara Anda dengan tim ahli kami, dan buat acara berikutnya menjadi pengalaman yang luar biasa bagi semua yang terlibat.

Nah, itu dia beberapa tugas dan tanggung jawab event management dalam suatu acara. Jika kamu bisa menyeimbangkan semua tugas di atas, acara apa pun pasti bisa berjalan lancar.