Menghadapi Tantangan Komunikasi Krisis: Strategi Efektif Menangani Situasi Darurat

News

Dalam menghadapi krisis yang mungkin terjadi dalam sebuah perusahaan, dibutuhkan upaya untuk menanganinya. Salah satu solusi adalah dengan mempersiapkan komunikasi krisis. Apakah komunikasi krisis dan apa yang mengapa ini begitu penting? Simak ulasannya di bawah ini.

Pengertian Komunikasi Krisis

Komunikasi krisis atau crisis communication adalah sebuah sistem atau protokol untuk berkomunikasi di masa-masa krisis. Dalam arti yang lain, crisis communication diartikan sebagai dialog antara organisasi atau perusahaan dengan publik, baik itu sebelum, selama, ataupun setelah terjadi krisis. Tujuan utama dari crisis communication adalah membantu perusahaan untuk menangani krisis.

Lantas, kapankah komunikasi ini dibutuhkan? Crisis communication dibutuhkan sejak awal berdirinya perusahaan. Ya, perusahaan harus mempersiapkannya jauh-jauh hari untuk potensi krisis yang luas. Adapun yang termasuk krisis di dalamnya antara lain penarikan produk, cuaca ekstrem, PR Incident, penyerangan siber, keterlambatan pengiriman barang, meningkatnya harga, hingga penyimpangan perusahaan.

Jika krisis dibiarkan, maka dampaknya bisa sangat bervariasi, tergantung dari seberapa besar krisis yang dialami. Tak hanya berdampak pada karyawan, reputasi perusahaan juga bisa terdampak. Namun, ketika krisis bisa ditangani dengan baik, maka citra atau reputasi perusahaan justru jadi lebih positif.

Tahapan Komunikasi Krisis

Dalam crisis communication ada beberapa tahapan yang perlu diketahui. Berikut di antaranya:

1. Pre-crisis atau sebelum krisis

Sebelum krisis dimulai, ada beberapa hal penting yang harus disiapkan, antara lain membuat keputusan bagaimana manajemen krisis potensial, mengawasi seberapa besar krisis yang akan dihadapi, serta membentuk dan melatih semua pihak yang akan terlibat dalam proses manajemen krisis.

2. Crisis atau masa selama krisis

Di masa krisis, semua pihak yang tergabung dalam manajemen krisis tidak diharuskan untuk diam. Semua pihak diharuskan mengumpulkan, kemudian memproses semua informasi untuk dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Selain itu, di masa krisis, kamu juga harus membuat serta menyebarkan pesan krisis pada semua orang.

3. Post-crisis atau masa setelah krisis

Meskipun masa krisis telah selesai, bukan berarti tugas manajemen krisis selesai. Pada periode ini tim manajemen krisis diharuskan melakukan evaluasi dan menilai seberapa efektif upaya penanganan krisis yang telah dilakukan. Selain itu, tim manajemen krisis juga harus menyediakan follow-up crisis message.

Mengapa Komunikasi Krisis Penting?

Tentu banyak yang bertanya mengapa ini penting. Ya, crisis communication sangat penting karena setiap perusahaan tak akan lepas dari sebuah krisis. Apapun bentuknya crisis communication digunakan sebagai strategi dan taktik perusahaan dalam meminimalisir dampak krisis. Di masa krisis seperti ini, komunikasi yang efektif jelas sangat diperlukan.

Komunikasi krisis membuat komunikasi tim menjadi kian efektif meskipun di masa krisis. Selain itu, setiap pihak akan saling berbagi dan bisa saling membantu dalam menangani krisis demi melindungi karyawan, melindungi para customers, dan pastinya melindungi bisnis.

Cara Menghadapi Tantangan Komunikasi Krisis

1. Membangun Tim Tanggap Krisis yang Terlatih

Dalam masa krisis, tekanan akan datang dari berbagai pihak, baik itu pihak internal maupun eksternal. Oleh karena itu, dibutuhkan tim khusus untuk memimpin perusahaan melewati masa krisis.
Perusahaan diharapkan menyiapkan tim ini sedari dini dan memberikannya pelatihan agar ketika krisis terjadi tim sudah siap untuk melakukan tindakan. Semakin terlatih sebuah tim, semakin cepat pula masa krisis terlewatkan.

2. Transparansi dan Keterbukaan

Pengumpulan data harus bersifat transparan dan terbuka selama masa krisis berlangsung. Setelah data yang dibutuhkan terkumpul, komunikasikan setiap langkah yang akan diambil selanjutnya kepada tim manajemen krisis.

3. Respon Cepat

Dalam masa krisis, hal yang paling penting adalah waktu. Jadi, pastikan untuk memberikan respons yang cepat apapun itu, entah kepada pihak internal maupun pada pihak eksternal. Meski begitu, perhatikan respons tersebut. Hindari merespons berlebihan karena bisa membuat keadaan kian rumit.
Bahkan menurut Pinsdorf, sebuah perusahaan memiliki waktu minimal 40 menit hingga 12 jam untuk memberikan statement atas krisis yang tengah terjadi versi mereka. Jika dalam rentang tersebut perusahaan gagal merilis statement yang relevan, diprediksi kepercayaan publik akan menurun.

4. Menggunakan Media Sosial secara Efektif

Di masa krisis, tim harus kian berhati-hati dalam menggunakan media sosial. Gunakan media sosial dengan efektif dan monitoring berita yang beredar sebelum mengeluarkan statement. Jangan sampai statement yang kamu keluarkan justru memperburuk keadaan.

5. Menyampaikan Empati

Dalam masa krisis, bersikaplah jujur dan akui kesalahan kepada publik. Siapkan pidato permintaan maaf atau statement yang berisikan permohonan maaf untuk menghindari kemarahan publik. Namun, sebelum menerapkan hal ini, pastikan kamu telah menguasai teori negosiasi agar kamu bisa menarik empati publik.

6. Evaluasi dan Pembelajaran

Tahapan ini berlangsung setelah masa krisis selesai. Artinya, pada tahapan ini semua pihak dalam perusahaan diharuskan untuk melakukan evaluasi dan pembelajaran, mulai dari penyebab masa krisis hingga proses penanganan masa krisis.

Di atas adalah sekilas tentang komunikasi krisis. Dari ulasan tersebut, bisa kita lihat bahwa komunikasi memiliki cabang yang sangat banyak dan crisis communication adalah salah satunya. Komunikasi tak hanya sekedar berbicara, tetapi ada ilmu yang jika abai bisa fatal akibatnya.

Jika kamu ingin menjadi seseorang yang mahir berkomunikasi di bidang apapun, kamu perlu mempelajari lebih lagi bidang ilmu p ublic r elations. Jangan khawatir karena di website BINUS @Malang, kamu bisa mendapatkan banyak informasi seputar public relations. Gak hanya itu, BINUS @Malang juga memiliki program studi Public Relations yang tentunya bisa membentuk kamu menjadi komunikator yang andal. Tunggu apa lagi, yuk, kunjungi website BINUS @Malang sekarang!