strategi bisnis

Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan atau tugas yang dilakukan secara berurutan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses ini dapat berupa produksi barang, penyediaan layanan, atau bahkan kegiatan administratif. Proses bisnis yang efektif adalah proses yang mampu mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal, sedangkan proses yang efisien adalah proses yang mencapai tujuan dengan penggunaan sumber daya yang minimal.

Terdapat tiga kata kunci dalam manajemen operasional: efektifitas, efisiensi, dan keunggulan kompetitif. Kata kunci ini diambil dari tujuan yang ingin dicapai dari implementasi manajemen operasional, yaitu penciptaan keunggulan kompetitif melalui pengelolaan sumber daya yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajer operasional perlu mengambil 10 keputusan strategis dan salah satu dari 10 keputusan tersebut adalah terkait dengan strategi proses.

Strategi proses merupakan pendekatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa (Heizer, Render, dan Munson, 2014). Keputusan strategis yang akan diambil oleh manajer operasional memiliki tujuan untuk membentuk suatu proses yang dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen, menggunakan sumber daya yang tersedia atau dikelola oleh perusahaan. Pengambilan keputusan strategi proses memiliki manfaat dalam jangka panjang, yaitu terkait dengan efisiensi dan fleksibilitas proses produksi, hingga konistensi kualitas dan biaya produksi dari produk yang dihasilkan.

Manajer operasional dapat memilih salah satu dari empat strategi proses berdasarkan jumlah dan jenis produk yang dihasilkan. Empat strategi yang dapat dipilih antara lain: (1) process focus, (2) repetitive focus, (3) product focus, dan (4) mass customization. Unit usaha yang tidak menghasilkan produk dalam jumlah besar namun memiliki variasi jenis produk yang cukup banyak dapat memilih process focus. Pada unit usaha yang menghasilkan beberapa variasi jenis produk dan dalam jumlah yang cukup besar, manajer operasional dapat memilih repetitive focus. Salah satu syarat repetitive focusdapat dilakukan adalah terdapat modules (komponen yang dipersiapkan sebelum dirakit menjadi satu produk).

Product focus merupakan strategi proses yang umum ditemukan pada unit usaha yang memiliki sedikit variasi jenis produk namun memiliki jumlah produksi yang besar. Terakhir, mass customization merupakan strategi proses yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan beberapa variasi jenis produk dalam jumlah besar. Modules juga merupakan salah satu syarat untuk dilakukannya mass customization. Terdapat beberapa pertimbangan dalam penentuan strategi proses oleh manajer operasional selain jumlah dan jenis produk yang dihasilkan, pertimbangan tersebut antara lain: (1) sumber daya yang dikelola oleh unit usaha, (2) target konsumen yang disasar, dan (3) mitra kerjasama.

Sumber daya yang dikelola oleh unit usaha akan membatasi strategi proses yang dapat dipilih oleh manajer operasional. Pada product focus dan mass customization, selain membutuhkan bahan baku yang besar perusahaan juga perlu tenaga kerja dan peralatan yang mampu mengolah bahan baku tersebut tanpa terjadi bottleneck problem. Apabila unit usaha menyasar target konsumen dengan kebutuhan dan keinginan yang beragam maka secara tidak langsung perusahaan juga perlu mempersiapkan proses yang mampu memenuhi perubahan kebutuhan dan keinginan, sehingga proses yang lebih fleksibel seperti process focus atau repetitive focus dapat dipilih. Terakhir, ketersediaan mitra kerjasama yang menyuplai komponen modules dapat mempengaruhi apakah unit usaha dapat menggunakan repetitive focus dan mass customization.

Pentingnya Proses Bisnis yang Efektif dan Efisien

Proses bisnis yang efektif dan efisien sangat penting bagi kelangsungan dan kesuksesan sebuah perusahaan. Beberapa manfaat utama dari memiliki proses bisnis yang baik antara lain:

  1. Peningkatan Produktivitas: Proses yang efisien memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan output tanpa harus menambah input secara signifikan.
  2. Pengurangan Biaya: Dengan mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, perusahaan dapat menekan biaya operasional.
  3. Peningkatan Kualitas: Proses yang terstruktur dengan baik membantu memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
  4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Proses yang cepat dan tepat waktu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan produk atau layanan sesuai kebutuhan mereka.
  5. Daya Saing yang Lebih Tinggi: Perusahaan yang memiliki proses bisnis yang efektif dan efisien lebih mampu bersaing di pasar yang kompetitif.

Baca Juga: Pengertian Etika Bisnis: Fungsi dan Contohnya

Langkah-langkah Menentukan Proses yang Efektif dan Efisien

Untuk menentukan dan menerapkan proses bisnis yang efektif dan efisien, perusahaan harus mengikuti beberapa langkah penting, di antaranya:

  1. Identifikasi dan Pemahaman Proses Saat Ini
    Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan memahami proses bisnis yang saat ini berjalan dalam perusahaan. Ini melibatkan pemetaan proses (process mapping) untuk melihat alur kerja dari awal hingga akhir. Pemetaan ini membantu mengidentifikasi setiap langkah yang terlibat, input dan output dari setiap tahap, serta peran dan tanggung jawab masing-masing pihak.
  2. Analisis Proses
    Setelah proses saat ini dipetakan, langkah selanjutnya adalah menganalisis efisiensi dan efektivitasnya. Analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi pemborosan, hambatan, dan ketidakefisienan dalam proses. Beberapa alat yang dapat digunakan untuk analisis proses antara lain:

    • Analisis SWOT: Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang terkait dengan proses bisnis.
    • Root Cause Analysis: Menelusuri akar penyebab dari masalah atau hambatan dalam proses.
    • Value Stream Mapping: Memvisualisasikan aliran material dan informasi dalam proses untuk mengidentifikasi nilai tambah dan pemborosan.
  3. Perbaikan dan Optimalisasi Proses
    Berdasarkan hasil analisis, langkah selanjutnya adalah merancang perbaikan untuk mengatasi masalah yang ditemukan dan mengoptimalkan proses. Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk perbaikan proses antara lain:

    • Lean Manufacturing: Mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi dengan mengadopsi prinsip-prinsip Lean.
    • Six Sigma: Menggunakan metodologi statistik untuk mengurangi variasi dan cacat dalam proses.
    • Kaizen: Mendorong perbaikan berkelanjutan melalui inisiatif kecil namun konsisten dari seluruh anggota tim.
  4. Implementasi Perubahan
    Setelah perbaikan dirancang, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan perubahan tersebut. Ini melibatkan pengaturan ulang alur kerja, pelatihan karyawan, dan penyesuaian sistem atau alat yang digunakan. Implementasi perubahan harus dilakukan dengan hati-hati untuk meminimalkan gangguan terhadap operasi sehari-hari.
  5. Pemantauan dan Evaluasi
    Setelah perubahan diimplementasikan, penting untuk memantau dan mengevaluasi kinerja proses secara berkala. Pemantauan ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan memberikan hasil yang diharapkan dan tidak menimbulkan masalah baru. Beberapa metrik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja proses antara lain:

    • Waktu Siklus (Cycle Time): Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus penuh dari proses.
    • Tingkat Cacat (Defect Rate): Jumlah cacat atau kesalahan yang terjadi dalam proses.
    • Produktivitas: Jumlah output yang dihasilkan dibandingkan dengan jumlah input yang digunakan.
    • Kepuasan Pelanggan: Tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau layanan yang dihasilkan oleh proses.
  6. Penyesuaian dan Penyempurnaan Berkelanjutan
    Proses bisnis yang efektif dan efisien tidak dapat dicapai dalam satu langkah saja. Penyesuaian dan penyempurnaan berkelanjutan diperlukan untuk memastikan bahwa proses tetap relevan dan optimal seiring dengan perubahan kebutuhan dan kondisi pasar. Ini melibatkan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk terus mengidentifikasi peluang perbaikan dan mengimplementasikan perubahan yang diperlukan.

 

REFERENSI

Heizer, J., Render, B., & Munson, C. (2014). Operations Management-Sustainability and supply chain management (11. utg.). Essex: Pearson.