Dalam proses perancangan sistem informasi, langkah awal yang krusial adalah pengumpulan data. Tujuan utama dari tahapan ini adalah memperoleh informasi yang akurat dan relevan mengenai kebutuhan pengguna, proses bisnis yang sedang berjalan, serta permasalahan yang dihadapi. Data yang terkumpul akan menjadi dasar dalam proses analisis dan desain sistem yang efektif dan efisien.

 

Pentingnya Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam perancangan sistem bertujuan untuk:

  • Memahami kebutuhan pengguna (user requirements)
  • Mengetahui alur kerja (workflow) dari sistem yang sedang berjalan
  • Mengidentifikasi permasalahan dan area yang perlu perbaikan
  • Menentukan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan

Jika data yang dikumpulkan tidak akurat, maka sistem yang dirancang berpotensi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tujuan organisasi.

 

Jenis-Jenis Teknik Pengumpulan Data

Berikut adalah beberapa metode umum pengumpulan data yang digunakan dalam perancangan sistem:

1. Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan cara bertanya langsung kepada pihak-pihak yang terlibat dalam sistem, seperti pengguna akhir, manajer, atau stakeholder lainnya.

Kelebihan:

  • Mendapatkan data mendalam
  • Dapat menggali opini dan persepsi

Kekurangan:

  • Membutuhkan waktu lama
  • Bersifat subjektif

2. Kuesioner (Questionnaire)

Metode ini menggunakan daftar pertanyaan tertulis yang dibagikan kepada responden untuk memperoleh informasi dalam skala besar.

Kelebihan:

  • Cocok untuk responden dalam jumlah banyak
  • Data mudah diolah secara statistik

Kekurangan:

  • Jawaban bisa kurang mendalam
  • Risiko salah interpretasi pertanyaan

3. Observasi (Observation)

Pengamatan langsung terhadap aktivitas atau proses yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan.

Kelebihan:

  • Dapat menangkap fakta yang tidak terucap
  • Akurat karena berdasarkan perilaku nyata

Kekurangan:

  • Membutuhkan waktu dan ketelitian
  • Tidak efektif untuk proses yang tidak rutin

4. Studi Dokumentasi

Mengumpulkan data dari dokumen-dokumen yang sudah ada, seperti laporan, manual prosedur, dan arsip digital.

Kelebihan:

  • Data historis tersedia
  • Efisien dalam waktu

Kekurangan:

  • Informasi bisa tidak terkini
  • Tidak mencerminkan kondisi aktual jika dokumen tidak diperbarui

5. Prototyping

Dalam beberapa kasus, metode prototyping digunakan untuk mengembangkan versi awal dari sistem berdasarkan data awal, lalu dikembangkan lagi berdasarkan umpan balik dari pengguna.

Kelebihan:

  • Pengguna dapat langsung melihat dan memberikan masukan
  • Mengurangi miskomunikasi antara analis dan pengguna

Kekurangan:

  • Bisa menghabiskan waktu jika tidak terkontrol
  • Berisiko mengembangkan sistem yang tidak optimal sejak awal

 

Pemilihan metode pengumpulan data yang tepat sangat memengaruhi kualitas sistem informasi yang dirancang. Dalam praktiknya, sering kali digunakan kombinasi beberapa teknik agar hasil yang diperoleh lebih akurat dan komprehensif. Seorang analis sistem perlu mempertimbangkan karakteristik organisasi, jenis data yang dibutuhkan, dan sumber daya yang tersedia sebelum menentukan metode yang akan digunakan.

 

Daftar Pustaka

  1. Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2020). Software Engineering: A Practitioner’s Approach (9th ed.). McGraw-Hill Education.
  2. Sommerville, I. (2021). Software Engineering (10th ed.). Pearson.
  3. Fitriyani, H., & Irianto, D. (2022). Metode Pengumpulan Data dalam Pengembangan Sistem Informasi. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi, 8(1), 23–30. https://doi.org/10.24036/jtsi.v8i1.124
  4. Arifin, R., & Susanto, T. D. (2021). Kajian Strategi Pengumpulan Data pada Analisis Kebutuhan Sistem. Jurnal Informatika Universitas Pamulang, 6(2), 120–127. https://doi.org/10.32493/informatika.v6i2.10749
  5. Prasetyo, H., & Nugroho, Y. (2019). Perbandingan Teknik Wawancara dan Observasi dalam Pengumpulan Data Sistem Informasi. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 6(5), 525–531. https://doi.org/10.25126/jtiik.2019651840