Dalam setiap proyek pengembangan sistem, baik itu perangkat lunak, infrastruktur teknologi, atau sistem organisasi, salah satu langkah paling krusial adalah menentukan siapa saja stakeholder yang terlibat. Stakeholder adalah individu, kelompok, atau organisasi yang memiliki kepentingan, pengaruh, atau dapat dipengaruhi oleh keberhasilan atau kegagalan sistem yang sedang dibangun. Menentukan stakeholder dengan tepat adalah langkah awal yang sangat penting dalam merancang sistem yang berhasil, karena keputusan yang diambil selama proses desain dan implementasi sangat bergantung pada kebutuhan dan harapan mereka.

Apa Itu Stakeholder?

Secara umum, stakeholder adalah pihak yang memiliki kepentingan dalam proyek tertentu. Dalam konteks merancang sistem, stakeholder dapat mencakup pengguna akhir, pengelola sistem, pengembang, pemangku kebijakan, investor, dan banyak pihak lainnya yang mungkin memiliki pengaruh terhadap proses desain dan operasional sistem. Stakeholder dapat dibedakan menjadi dua kategori utama:

  1. Internal Stakeholders: Pihak-pihak yang berada di dalam organisasi atau perusahaan yang terlibat langsung dalam pengembangan dan operasional sistem, seperti tim pengembang, manajer proyek, dan departemen IT.
  2. External Stakeholders: Pihak luar yang dapat dipengaruhi oleh sistem yang dikembangkan, seperti pengguna akhir, regulator, pelanggan, atau pemasok.

Mengapa Menentukan Stakeholder Itu Penting?

Menentukan stakeholder yang tepat dan memahami peran serta kebutuhan mereka sangat penting untuk keberhasilan suatu proyek sistem. Dengan mengetahui siapa yang terlibat dan apa yang mereka harapkan dari sistem yang dikembangkan, tim pengembang dapat:

  1. Menjamin Kesesuaian Sistem dengan Kebutuhan Pengguna: Stakeholder, terutama pengguna akhir, sering kali memiliki wawasan yang sangat berharga tentang bagaimana sistem akan digunakan dalam dunia nyata. Mendengarkan mereka membantu merancang sistem yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
  2. Mencegah Konflik dan Kebingungannya di Masa Depan: Jika stakeholder tidak diidentifikasi dengan jelas di awal, masalah bisa timbul di kemudian hari, seperti ketidakpuasan terhadap hasil atau kebingungannya tentang peran mereka dalam proyek.
  3. Menjamin Kelancaran Proses Pengembangan: Melibatkan stakeholder sejak awal dapat membantu tim untuk memperoleh dukungan yang diperlukan, mendapatkan sumber daya yang cukup, dan memastikan proses pengembangan berjalan sesuai dengan rencana.
  4. Mengurangi Risiko Gagalnya Proyek: Dengan mengetahui siapa yang terlibat dan apa harapan mereka, tim pengembang dapat lebih siap untuk menghadapi potensi masalah yang muncul, yang pada gilirannya membantu mengurangi risiko proyek gagal.

Langkah-langkah dalam Menentukan Stakeholder

1. Identifikasi Pihak yang Terlibat
Langkah pertama adalah mengidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam sistem yang akan dirancang. Hal ini bisa dimulai dengan menyusun daftar semua individu dan kelompok yang mungkin terpengaruh oleh sistem tersebut, baik secara langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan yang perlu dijawab pada tahap ini adalah:

    1. Siapa yang akan menggunakan sistem ini?
    2. Siapa yang akan mengelola dan memelihara sistem setelah dikembangkan?
    3. Siapa yang akan menyediakan dana atau sumber daya untuk proyek ini?
    4. Siapa yang akan terkena dampak regulasi terkait sistem yang dikembangkan?

2. Klasifikasikan Stakeholder
Setelah mengidentifikasi stakeholder, langkah berikutnya adalah mengklasifikasikan mereka berdasarkan pengaruh dan kepentingannya terhadap sistem. Klasifikasi ini membantu untuk memahami seberapa besar perhatian dan sumber daya yang perlu dialokasikan untuk setiap kelompok stakeholder. Beberapa kategori yang biasa digunakan untuk klasifikasi adalah:

  • Primary stakeholders: Pihak yang langsung menggunakan atau dipengaruhi oleh sistem (misalnya pengguna akhir).
  • Secondary stakeholders: Pihak yang berinteraksi dengan sistem tetapi tidak menggunakan langsung (misalnya administrator sistem).
  • Key stakeholders: Pihak yang memiliki pengaruh besar terhadap keputusan utama dalam proyek, seperti manajer atau pemilik perusahaan.

3. Pahami Kepentingan dan Kebutuhan Stakeholder
Setelah klasifikasi dilakukan, penting untuk memahami kebutuhan, harapan, dan kekhawatiran setiap stakeholder. Ini bisa dilakukan melalui wawancara, survei, atau diskusi kelompok terfokus. Pahami apa yang mereka inginkan dari sistem dan bagaimana mereka akan berinteraksi dengan sistem tersebut.

4. Tentukan Prioritas
Setiap stakeholder memiliki kepentingan yang berbeda, dan sering kali ada ketidaksesuaian antara keinginan mereka. Oleh karena itu, sangat penting untuk menetapkan prioritas stakeholder berdasarkan tingkat pengaruh dan kebutuhan mereka. Misalnya, pengguna akhir mungkin memiliki kebutuhan fungsional yang lebih spesifik, sedangkan pemangku kebijakan mungkin lebih memperhatikan aspek regulasi atau keamanan.

5. Komunikasikan dengan Stakeholder Secara Teratur
Setelah stakeholder diidentifikasi dan kebutuhan mereka dipahami, langkah berikutnya adalah berkomunikasi dengan mereka secara teratur sepanjang siklus hidup proyek. Melibatkan mereka dalam proses pengembangan, pengujian, dan evaluasi akan membantu memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan harapan mereka.

Tantangan dalam Menentukan Stakeholder

Tantangan utama dalam menentukan stakeholder adalah memastikan bahwa semua pihak yang relevan teridentifikasi dan dilibatkan. Beberapa masalah umum yang dapat muncul adalah:

  • Stakeholder yang tidak terlihat: Beberapa stakeholder mungkin tidak terlihat secara langsung dalam tahap awal tetapi dapat muncul di kemudian hari dan mempengaruhi hasil sistem.
  • Konflik antara stakeholder: Terkadang, stakeholder dengan kebutuhan yang berbeda dapat memiliki konflik, misalnya antara manajer yang fokus pada efisiensi biaya dan pengguna yang menginginkan fungsionalitas yang lebih kompleks.
  • Perubahan dalam stakeholder: Stakeholder dapat berubah seiring waktu, baik karena perubahan dalam organisasi, perubahan kebijakan, atau munculnya teknologi baru.

Menentukan stakeholder adalah salah satu langkah penting dalam merancang sistem yang sukses. Dengan mengidentifikasi dan memahami siapa saja yang terlibat serta apa yang mereka harapkan dari sistem, tim pengembang dapat memastikan bahwa sistem yang dikembangkan benar-benar memenuhi kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan. Proses ini memerlukan komunikasi yang jelas, pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan berbagai pihak, dan kemampuan untuk mengelola konflik yang mungkin timbul.

 

 

Daftar Pustaka

  1. Gasson, S. (2023). Stakeholder Management in System Development: A Guide for Practitioners. Springer.
  2. Larman, C., & Vodde, B. (2021). Agile and Iterative Development: A Practitioner’s Guide to Stakeholder Engagement in System Design. Addison-Wesley.
  3. Davis, K., & Keegan, J. (2022). Identifying and Managing Stakeholders in Complex Projects. Routledge.
  4. Turner, R., & Muller, R. (2024). Stakeholder-Centric Project Management: Developing Systems that Meet Real Needs. Wiley.
  5. Porter, M., & Heppelmann, J. (2022). Systems Design and Stakeholder Involvement: Creating Impactful Technology Solutions. MIT Press.