Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah dokumen yang berisi tentang prosedur kerja secara sistematis yang harus dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur ini harus ditaati sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal dengan kerja yang seefektif mungkin. SOP berfungsi untuk mengatur supaya tidak ada yang bekerja di luar sistem. Apa saja manfaat dan bagaimana cara pembuatan SOP perusahaan? Ketahui informasi lengkapnya berikut ini.

1. Standar Operasional Prosedur Penting untuk Perusahaan

   SOP dijadikan sebagai sebuah patokan atau pedoman dalam bekerja yang sesuai dengan tata kerja, prosedur, dan sistem kerja di perusahaan. Selain itu, SOP juga dijadikan sebagai sebuah acuan bekerja sesuai dengan alat penilaian kinerja karyawan. Di dalam setiap perusahaan, Standar Operasional Prosedur memiliki peran yang sangat penting. SOP dapat dijadikan sebuah pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi ketika perusahaan sedang dijalankan. Sebuah bisnis yang sedang berkembang akan mencapai konsistensi jika dapat mematuhi SOP yang telah ditetapkan.

   Tanpa adanya SOP perusahaan, maka seluruh bagian di perusahaan seakan-akan tidak memiliki pedoman yang jelas dan pedoman baku. Sehingga efektivitas pekerjaan dapat menurun. Adanya SOP perusahaan sangat penting untuk mencapai keuntungan secara maksimal dengan pekerjaan yang lebih efektif.

2. Tujuan & Fungsi Standar Operasional Prosedur

   SOP perusahaan dibuat dengan tujuan tertentu. Tujuan dari dibuatnya SOP adalah untuk menjaga konsistensi kinerja pada setiap karyawan di perusahaan. Dalam perusahaan tertentu, seorang manajer bisa mengetahui kualitas karyawannya dari bagaimana karyawan tersebut menjalankan SOP yang berlaku. Jika seorang karyawan masih belum maksimal, maka dapat dilakukan evaluasi berupa pemberian pelatihan.

   Selain tujuan, SOP juga memiliki fungsi utama yaitu dapat memudahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan berpedoman pada SOP, maka setiap karyawan akan mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan ketika melakukan pekerjaan. Selain fungsi utama tersebut, SOP juga memiliki fungsi-fungsi lainnya yang tidak kalah penting:

   1. SOP menjadi dasar hukum yang kuat apabila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.
   2. SOP dapat memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.
   3. Selain itu, SOP dapat memberikan arahan kepada karyawan agar saling menjaga kedisiplinan ketika bekerja.

3. Cara Pembuatan Standar Operasional Prosedur

   Bagi Anda yang berniat untuk membuat SOP perusahaan, berikut ini ada beberapa cara yang dapat diterapkan:

   1. Langkah pertama adalah membuat susunan kerja. Langkah ini merupakan pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari.
   2. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah merencanakan alur proses. Maksud dari merencanakan alur proses ini adalah membahas hal-hal yang berkaitan dengan menentukan format SOP, membuat template dan bagaimana SOP tersebut dapat diakses.
   3. Dilanjutkan dengan melakukan wawancara kepada setiap karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas harian karyawan dalam pekerjaan serta mengetahui bagaimana karyawan tersebut bekerja. Dengan melakukan hal ini, maka Anda mengetahui apa saja yang perlu dipaparkan dalam sebuah SOP.
   4. Langkah berikutnya setelah melakukan wawancara karyawan adalah mulai menulis SOP. Setelah SOP selesai ditulis, sebaiknya bahas SOP tersebut dengan pihak-pihak yang terkait. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah masih ada celah atau ketidaksesuaian peraturan yang ada pada SOP yang telah ditulis. Jika SOP tersebut sudah dianggap baik, maka SOP sudah dapat disosialisasikan kepada karyawan dan pihak lain yang terkait.
   5. Setelah SOP ditulis, disetujui, dan disosialisasikan maka pelatihan perlu dilakukan supaya SOP yang sudah disusun dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Setelah pelatihan, Anda dapat memberikan jangka waktu selama 6 sampai 12 bulan untuk akhirnya diadakan evaluasi. Evaluasi tersebut akan membahas apakah ada hal yang salah dalam SOP, baik akan ditambah atau dihilangkan.

4. Manfaat Standar Operasional Prosedur

   Dengan memiliki SOP perusahaan, maka akan ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh. Salah satu manfaat tersebut adalah dapat meminimalisasi kesalahan dan kelalaian karyawan dalam melakukan pekerjaan. SOP memiliki peran sebagai standarisasi sebuah perusahaan. Artinya, SOP akan dijadikan sebagai patokan dalam bekerja sehingga kesalahan akan berkurang. Selain manfaat tersebut, SOP juga memiliki banyak manfaat lainnya. Seperti membantu meningkatkan akuntabilitas, membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan pekerjaannya. Selain itu juga dapat menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas, membantu karyawan agar lebih mandiri, dan membuat pekerjaan bisa diselesaikan dengan konsisten dan efisien.

Membuat Standar Operasional Prosedur yang berkualitas tentu saja harus memiliki prinsip. Tanpa menggunakan suatu prinsip tertentu, SOP bisa jadi kehilangan fungsi utamanya, yaitu menjadikan pekerjaan seefektif mungkin. Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah konsistensi, komitmen, perbaikan berkelanjutan, bersifat mengikat, dan terdokumentasi dengan baik.

Itulah beberapa informasi tentang SOP perusahaan yang perlu Anda ketahui. Sebagai seorang yang berkiprah di dunia HR, Anda memang dituntut untuk memiliki wawasan dan kompetensi yang cukup dalam pengelolaan SDM perusahaan.