Perencanaan merupakan bagian awal pelaksanaan suatu Proyek dan perlu dikelola dengan baik. Penyusunan perencanaan harus disiapkan dengan seksama, disuse dengan melakukan pertemuan atau meeting yang dihadiri orang-orang yang akan terlibat, dan setiap member harus mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Aturan utama pada perencanaan adalah setiap orang yang terlibat dalam proyek haruslah berpartisipasi dalam penyusunan rencana pelaksanaan proyek. Pelaksana di setiap bagian proyek seharusnya berpartisipasi dalam merencanakannya, sehingga akan lebih berkomitmen untuk menjalakan rencana yang telah disusun, dan tugas-tugas penting tidak terlewat.

Aturan pertama dalam perencanaan adalah harus siap untuk dilakukan perencanaan ulang. Kondisi ini seringkali dihadapi karena adanya halangan dan kendala pada saat pelaksanaan yang mengganggu tahapan yang telah direncanakan. Artinya, pada saat penyusunan,  rencana disusun tidak terlalu detail namun cukup jelas untuk mencapai tujuan proyek. Karena hal ini juga, penting sekali pada tahapa pengembangan rencana, dilakukan analisis risiko untuk mengantisipasi seandainya terjadi suatu kendala.

Apa yang harus dilakukan saat melakukan analisis risiko di tahap perencanaan? Hal yang paling  mudah adalah menggunakan pertanyaan: Kegagalan apa yang mungkin terjadi pada tahap tertentu? Kegagalan ini dapat meliputi jadwal tidak tepat waktu, kinerja yang tidak sesuai, biaya yang melebihi batas, dan lain sebagainya. Melakukan analisis risiko dapat membantu perencana untuk memikirkan apa yang harus dilakukan agar hal tersebut tidak terjadi atau merencanakan alternatif rencana lain jika ada kendala yang dihadapi. Pada tahap analisis risiko, analisis dilakukan secara moderat, bukan terlalu detail menyertakan hal terburuk yang mungkin terjadi. Jika analisis dilakukan terlalu detail, dapat menyebabkan rencana menjadi terlalu kompleks dan sulit dijalankan.

Terdapat tahapan dasar dalam perencanaan Proyek yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

  1. Menentukan permasalahan yang akan diselesaikan oleh Proyek
  2. Mengembangkan pernyataan misi yang dilanjutkan dengan pernyataan tujuan Proyek
  3. Menyusun strategi Proyek agar seluruh tujuan Proyek dapat terpenuhi
  4. Menuliskan pernyataan lingkup Proyek untuk membatasi Proyek yang akan diselesaikan
  5. Menyusun Work Breakdown Structure (WBS)
  6. Berdasarkan WBS yang telah disusun, dilakukan estimasi durasi penyelesaian, kebutuhan sumber daya, dan biaya
  7. Mempersiapkan Jadwal Induk Proyek dan Budget
  8. Menyusun Struktur Organisasi Proyek baik berupa matriks atau pun hirarki.
  9. Menyusun Rencana Proyek
  10. Menyampaikan rencana penyelesaian Proyek pada seluruh pihak yang berkepentingan.

 

Hal yang penting diperhatikan dalam perencanaan Proyek serta pelaksanaan meeting dalam menyusun rencana adalah:

  1. Jika Proyek tidak direncanakan dengan baik, maka sulit mengontrol pelaksanaan Proyek tersebut
  2. Setiap orang yang akan melaksanakan Proyek harus berpartisipasi pada tahapan perencanaan dan persiapannya
  3. Penyusunan rencana harus dilakukan di meeting yang disepakati bersama, bukan melalui pengiriman dokumen melalui email atau media lainnya
  4. Dokumentasikan semua hal yang berhubungan dengan Proyek secara digital
  5. Kriteria penyelesaian Proyek harus jelas dan telah ditetapkan sejak awal
  6. Selalu lakukan meeting dan mendapat persetujuan jika ada perubahan rencana sebelum perubahan tersebut dilaksanakan
  7. Lakukan Manajemen risiko untuk setiap tahapan Proyek dan manajemen risiko harus dilakukan sejak tahapan perencanaan
  8. Perencanaan harusnya menjawab: Siapa yang bertanggung jawab, Apa yang harus dilakukan, Bagaimana cara melakukannya, Berapa lama waktu ynag diperlukan, dan berapa biaya yang harus dikeluarkann

 

Sumber: Joseph Heagney, Fundamental Project Management, AMACOM