MANAJEMEN PROYEK

Manajemen Proyek dapat didefinisikan sebagai seperangkat kegiatan terkoordinasi yang unik, dengan titik awal dan akhir yang pasti, yang dilakukan oleh individu atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam jadwal, biaya, dan parameter kinerja yang ditentukan, termasuk Perencanaan, pemantauan, dan pengendalian semua aspek proyek serta motivasi semua pihak yang terlibat di dalamnya.

Manajemen proyek tidak berlaku untuk menjalankan operasional pabrik, namun manajemen proyek akan menjadi sistem yang tepat ketika ada kebutuhan untuk merelokasi pabrik, membangun perluasan, atau memproduksi produk lain yang membutuhkan mesin baru, keterampilan, pelatihan staf, dan bahkan teknik pemasaran. Dengan kata lain, Proyek merupakan one-time activity, bukan sesuatu yang bersifat rutin.

Terdapat perbedaan mendasar antara manajemen proyek dan manajemen fungsional atau operasional yang memiliki tujuan manajemen untuk melanjutkan operasi yang sedang berlangsung dengan gangguan (atau perubahan) sesedikit mungkin.Sementara manajer proyek bersemangat dan proaktif terhadap perubahan, manajer operasional reaktif terhadap perubahan dan tidak menyukai gangguan. Dalam praktiknya, hal ini sering kali menimbulkan gesekan dan masalah organisasi ketika perubahan harus diperkenalkan dan dikelola dengan manajamen Proyek.

Secara ringkas proyek harus memenuhi tiga kriteria mendasar:

  • Proyek memiliki tengat waktu penyelesaian
  • Proyek harus diselesaikan sesuai dengan biaya yang dianggarkan
  • Proyek harus memenuhi persyaratan kualitas yang ditentukan.

Kriteria ini dapat digambarkan secara grafis oleh segitiga Proyek. Beberapa organisasi suka mengganti kata ‘kualitas’ dengan ‘kinerja’, tetapi prinsipnya sama – persyaratan operasional proyek harus dipenuhi, dan dipenuhi dengan aman. Dalam industri tertentu seperti maskapai penerbangan, kereta api, dan pertambangan, dan lainnya,  kriteria keempat, keselamatan, dianggap sama pentingnya, bahkan lebih penting. Dalam organisasi ini, segitiga dapat diganti dengan berlian yang sekarang menunjukkan empat kriteria penting.

Urutan prioritas yang diberikan pada salah satu kriteria ini tidak hanya bergantung pada industri, tetapi juga pada proyek masing-masing. Misalnya, dalam merancang dan membangun pesawat terbang, mobil, atau gerbong kereta api, keselamatan harus menjadi yang terpenting. Produk akhir mungkin lebih mahal dari yang dianggarkan, mungkin terlambat masuk layanan, dan persyaratan kualitas tertentu dalam hal kenyamanan mungkin harus dikorbankan, tetapi keselamatan tidak boleh dikompromikan dalam keadaan apa pun. Pesawat terbang, mobil, dan kereta api harus aman dalam semua kondisi pengoperasian.

Keterampilan yang dibutuhkan dalam manajemen proyek terdiri dari keterampilan teknis dan soft-skill. Pembagian ini tidak pasti dan beberapa jelas saling berhubungan satu sama lain. Lebih jauh, hal ini bergantung pada jenis organisasi, jenis dan ukuran proyek, dan wewenang yang diberikan kepada manajer proyek, dan bidang apa yang menjadi kewenangannya untuk proyek tertentu. Misalnya, di banyak perusahaan konstruksi besar, manajer proyek tidak diizinkan untuk terlibat dalam perselisihan industrial (lokasi) karena hal ini lebih efektif diselesaikan oleh manajer hubungan industrial spesialis yang memahami undang-undang ketenagakerjaan terkini, perjanjian ketenagakerjaan nasional atau lokal, dan kondisi lokasi.

Keterampilan teknis mencakup subjek seperti kasus bisnis, pengendalian biaya, manajemen perubahan, siklus hidup proyek, struktur pemecahan pekerjaan, organisasi proyek, analisis jaringan, analisis nilai yang diperoleh, manajemen risiko, manajemen kualitas, estimasi, analisis tender, dan pengadaan. Topik-topik yang dibahas meliputi kesehatan dan keselamatan, analisis pemangku kepentingan, pembentukan tim, kepemimpinan, komunikasi, manajemen informasi, negosiasi, manajemen konflik, penyelesaian sengketa, manajemen nilai, manajemen konfigurasi, manajemen keuangan, pemasaran dan penjualan, serta hukum.

sumber: Project Management, Planning and Control: Managing Engineering, Construction and Manufacturing Projects to PMI, APM and BSI Standards by Albert Lester