Meraih Keunggulan Bersaing Dalam Manajemen Proyek
Dalam berbagai literatur terkait manajemen proyek terdapat konsep dan ketrampilan yang sangat bermanfaat bagi sebagian besar profesional dalam mengelola proyek. Di berbagai literatur secara garis besar dalam manajemen proyek terdapat 3 tahapan yang menentukan dalam pengerjaan sebuah proyek. Tahap pertama adalah perencanaan. Pada tahap perencanaan ini termasuk didalamnya penentuan tujuan, mendefiniskan proyek dan juga mengatur tim yang akan terlibat. Tahap ke dua adalah penjadwalan. Pada tahap penjadwalan ini terkait dengan orang, biaya dan aktivitas khusus yang saling terkait antara aktivitas satu dengan yang lainnya. Tahap ketiga adalah pengendalian. Pada tahapan pengendalian ini perusahaan melakukan monitoring terhadap semua sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran, sehingga dapat dilakukan perbaikan atau perubahan perencanaan sumber daya, waktu maupun biaya. Ada berbagai teknik dalam manajemen proyek yang biasanya dipergunakan oleh manajer dalam perencanaan sampai dengan monitoring proyek yaitu Gannt Chart, PERT dan CPM. Dimana saat ini berbagai teknik dalam manajemen proyek tersebut tersedia dalam berbagai aplikasi software yang sangat membantu dalam pengerjaaan proyek.
Dalam mengelola sebuah proyek dibutuhkan ketrampilan dan keahlian untuk mendukung keberhasilan proyek tersebut, sehingga keunggulan bersaing dapat diraih oleh perusahaan. Seorang pemimpin proyek yang baik pada tahap awal terbentuknya proyek akan memerlukan apa yang disebut sebagai project charter. Project charter ini merupakan suatu landasan bagi sebuah sebuah proyek, dimana project charter ini berisi elemen-elemen unik yang berlaku dalam sebuah proyek. Project charter ini digunakan oleh pemimpin proyek untuk membuat semua orang setuju sejak awal. Sehingga dapat menghindari masalah dikemudian hari. Beberapa pendapat berkaitan dengan manajemen proyek memiliki perbedaan terkait tahapan pertama dalam proyek. Pendapat yang berbeda mengatakan bahwa tahapan pertama dalam manajemen proyek adalah inisiatif bukan perencaaan. Fase inisiatif ini difokuskan pada inti dari sebuah ide harus dapat direalisasikan dengan baik. Tentu saja hal ini harus melihat bagaimana kerumitan dalam sebuah proyek tersebut.
Pertimbangan yang sangat penting juga adalah kemampuan tim proyek dalam melakukan analisis risiko. Hal ini menjadi analisis yang sangat penting yang dimulai pada saat tahapan perencanaan proyek melakukan. Analisis resiko dalam proyek ini dapat digunakan untuk menolong menyampaikan pesan yang sulit untuk pemimpin senior atau stakeholder, meminimalisir kesalahan tim, menyediakan kesempatan untuk menghindari atau meminimal risiko melalui serangkaian upaya mengurangi resiko dan melakukan back up rencana untuk tugas-tugas utama. Peran terpenting dalam manajemen proyek berkaitan dengan monitoring dan pengendalian proyek. Agar dapat berhasil dengan baik ada 5 tahapan dalam proses monitoring yaitu : selalu melacak aktivitas proyek, selalu mengumpulkan data kinerja secara rutin, menganalisa kinerja untuk menentukan apakah perencanaan masih berjalan sesuai dengan rencana, secara rutin melaporkan progress dari proyek terhadap stakeholder, selalu mengatur perubahan yang disesuaikan dengan rencana.
Satu hal yang terpenting pula selalu belajar dari proyek-proyek yang sebelumnya, walaupun memang hasil dari 1 proyek akan berbeda sengan proyek lainnya. Sehingga dapat merefleksikan apa yang berhasil dengan baik dan apa yang bisa dilakukan secara berbeda memahami kesalahan yang terjadi merupakan elemen penting untuk kita dapat melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Sehingga mampu meningkatkan nilai tambah bagi organisasi.