{"id":4270,"date":"2019-06-24T14:37:27","date_gmt":"2019-06-24T07:37:27","guid":{"rendered":"http:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/?p=4270"},"modified":"2019-12-19T14:38:28","modified_gmt":"2019-12-19T07:38:28","slug":"scribees-inovasi-dalam-membuat-dan-mengelola-dokumen-online-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/2019\/06\/scribees-inovasi-dalam-membuat-dan-mengelola-dokumen-online-2\/","title":{"rendered":"Scribees , Inovasi dalam Membuat dan Mengelola Dokumen Online"},"content":{"rendered":"\r\n

\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Di BINUS University, ada satu unit yang bernama SCAC (Student Club and Activity Center<\/em>). Fungsi dari SCAC ini adalah membina semua Organisasi Kemahasiswaan (OK) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di bawah naungan BINUS University. Setiap organisasi baik dari OK maupun UKM bila ingin mengadakan sebuah event<\/em> \/ acara, harus mengajukan proposal kepada unit SCAC ini sebagai pembina organisasi. Sebelumnya, pengumpulan setiap proposal acara dan laporan pertanggung jawaban yang masuk ke unit SCAC dilakukan secara manual, menerima berkas proposal secara fisik, diperiksa dan direvisi, lalu disahkan oleh beberapa approver<\/em> hingga akhirnya seluruh berkas tersebut disimpan untuk dokumentasi. Namun, karena OK dan UKM di BINUS University berjumlah banyak, maka tak heran unit SCAC tersebut menerima banyak sekali proposal dan dokumen lainnya. Selain menjadi banyak kertas yang harus digunakan, Unit SCAC memiliki kendala terkait kekurangan space<\/em> tempat penyimpanan dokumen-dokumen yang mulai banyak.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Berdasarkan hal tersebut, tim DMD (Digital Media Development<\/em>) dari KMI\u00a0 bekerja sama dengan tim SCAC dalam mengelola setiap proposal dan dokumen yang masuk secara online. Aplikasi tersebut bernama Scribees<\/strong> yang dapat di akses pada laman binus.ac.id\/scribes<\/a>. Scribees bertujuan untuk menjadi wadah yang digunakan dalam membuat proposal atau laporan pertanggung-jawaban, mengelola setiap proposal yang masuk , dan menyimpan proposal tersebut ke dalam database, sehingga sewaktu-waktu apabila ada dokumen lama yang dibutuhkan, akan lebih mudah untuk mencarinya.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Gambar 1. Tampilan awal Scribees<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Scribees dapat digunakan untuk siapa saja dengan cara login<\/em> menggunakan email yang sebelumnya sudah registrasi, tentunya bagi Binusian harus login<\/em> menggunakan email BINUS masing-masing. User yang sudah login dapat menggunakan Scribees untuk keperluan perseorangan atau group. Fitur utama dari Scribees yaitu setiap user bisa membuat template proposal sehingga setiap proposal yang dibuat menjadi sama susunan isinya.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Seperti contoh, Tim SCAC dapat membuat satu group dalam Scribees dan mengundang setiap akun yang mewakili OK dan UKM untuk menjadi anggota. Selanjutnya Tim SCAC sebagai admin group tersebut dapat membuat satu template proposal dan mengisi form approver<\/em> dengan email user yang ditunjuk sebagai approver<\/em>. Setelah template jadi, Tim SCAC dapat mengumumkan pada anggota grup untuk dapat membuat dan mengajukan proposal menggunakan template yang disediakan. Caranya mudah, para tim dari OK atau UKM tersebut dapat membuka template dan mengetik langsung dalam Scribees tersebut. Scribees juga sudah dilengkapi dengan teksbar<\/em> untuk membantu tim yang menulis proposal agar lebih mudah dalam mengedit teks. Setelah proposal sudah jadi tidak perlu dicetak, karena proposal bisa langsung di submit<\/em> dan bersamaan dengan itu, akan ada notifikasi pada email approver<\/em> yang sebelumnya didaftarkan. Sehingga approver<\/em> tersebut yang dapat melihat dan mengkoreksi proposal tersebut hingga memfinalisasi.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Gambar 2. Contoh Teksbar dalam Scribees<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Kelebihan lainnya adalah, proses revisi juga dilakukan secara online dengan notifikasi yang terhubung dengan email, sehingga apabila approver<\/em> merasa perlu ada yang perlu diubah, approver<\/em> tersebut dapat langsung memberikan komentar di bagian yang harus di ganti. Setiap komentar tersebut akan menjadi notifikasi bagi si pembuat proposal dan dapat dibaca langsung di Scribees atau pesan notifikasi email. Melalui notifikasi tersebut, pembuat proposal menjadi lebih mudah merevisi dan dapat membalas komentar yang diterima. Setelah selesai diperbaiki, proposal kembali di submit<\/em> untuk di review<\/em> kembali oleh approver<\/em>. Alur revisi tersebut dilakukan bolak balik sampai approver<\/em> merasa proposal tersebut sudah sempurna lalu difinalisasi. Proposal yang sudah final tersebut bisa menjadi data yang tersimpan baik oleh unit SCAC maupun anggota grup yang membuat proposal dengan template tersebut.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Gambar 3. Contoh komentar revisi dalam Scribees.<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Tentunya masih banyak lagi fitur lainnya yang dapat membantu dalam mengelola dokumen dalam aplikasi ini. Diharapkan dengan adanya aplikasi Scribees ini, setiap pihak yang sering berkaitan dengan pembuatan dokumen terbantu karena lebih efektif dan efisien. Efektif karena dapat dilakukan di mana saja dengan template proposal yang disediakan, efisien karena dapat menghemat pengeluaran dalam mencetak proposal tersebut. Semoga dengan semakin sering digunakannya Scribees, Scribees dapat berkembang lagi dari segi fitur maupun manfaat.<\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

\u00a0 Di BINUS University, ada satu unit yang bernama SCAC (Student Club and Activity Center). Fungsi dari SCAC ini adalah membina semua Organisasi Kemahasiswaan (OK) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di bawah naungan BINUS University. Setiap organisasi baik dari OK maupun UKM bila ingin mengadakan sebuah event \/ acara, harus mengajukan proposal kepada unit SCAC […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":4283,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[83],"tags":[],"class_list":["post-4270","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4270","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4270"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4270\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5183,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4270\/revisions\/5183"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4283"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4270"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4270"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/binus.ac.id\/knowledge\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4270"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}