Pandemi memaksa kita untuk mengubah rutinitas harian kita dalam berbagai aspek, tetapi sebagian besar mengubah cara berkomunikasi satu sama lain. Keterlibatan dengan orang lain melalui pertemuan dan konferensi virtual selama masa sulit ini juga telah disesuaikan dengan peraturan dan protokol kesehatan. Ketika pandemi mencapai akhir yang diinginkan, muncul pertanyaan apakah kita akan kembali ke interaksi tatap muka atau apakah acara online akan tetap ada. Baru-baru ini, karena pelonggaran pembatasan Covid, sudah memiliki kesan yang kuat tentang apa yang akan terjadi. Perusahaan konferensi digital yang berbeda memutuskan untuk menjelajah dalam apa yang lebih mungkin menjadi masa depan: acara hibrida. Kombinasi peserta tatap muka dan online ini, memiliki keunggulan signifikan yang menjadikan model ini yang terbaik dari kedua dunia.

Perubahan akan datang dan itulah sebabnya kami di sini untuk menyajikan kepada Anda 7 alasan mengapa acara Hybrid akan menjadi masa depan konferensi dan jaringan:

Acara Hibrida: Peningkatan jangkauan dan lebih banyak kehadiran

Dengan acara Hibrid, acara Anda dapat menjangkau banyak sekali peserta dengan mempertimbangkan baik pemirsa langsung maupun pemirsa virtual. Acara tatap muka dapat menyebabkan pembatasan dalam hal ukuran lokasi tempat acara berlangsung dan jumlah peserta yang dapat hadir. Dengan acara Hibrida, Anda dapat memiliki jumlah peserta yang sama atau lebih online yang Anda miliki secara langsung. Dengan cara ini, Anda dapat meningkatkan jangkauan dan memaksimalkan kapasitas acara Anda secara maksimal. Selain itu, kombinasi ini memungkinkan peserta yang tidak dapat hadir secara fisik di lokasi tersebut, untuk bergabung dalam acara secara virtual melalui platform online. Kemungkinan terjadi untuk memiliki pembicara dari seluruh dunia yang hadir secara virtual di acara Anda dalam kenyamanan akomodasi mereka yang tidak mungkin dilakukan.

Pengurangan Biaya Acara

Acara tatap muka memiliki biaya yang signifikan dan semakin banyak orang yang menghadiri acara langsung Anda, semakin tinggi biaya tersebut. Acara hibrida akan membantu Anda menghemat uang dengan mengurangi jumlah peserta secara langsung yang akan membantu mengurangi biaya perjalanan, tempat, katering, dan lainnya. Namun, perencana masih perlu mempertimbangkan biaya untuk komponen virtual acara seperti platform online, audio, dan kamera yang diperlukan untuk mengalirkan acara ke peserta jarak jauh. Meskipun demikian, biaya segmen virtual akan lebih rendah daripada komponen tatap muka. Bagi peserta, bergabung secara online juga menguntungkan, karena yang mereka butuhkan hanyalah koneksi internet yang stabil, dan semuanya sudah siap!

Keterlibatan yang Lebih Tinggi dengan Audiens

Penambahan elemen virtual ke acara Anda memperluas peluang keterlibatan Anda dengan audiens Anda, tidak hanya selama acara tetapi di hari-hari dan minggu-minggu berikutnya. Peserta virtual dapat berpartisipasi secara aktif dari perangkat seluler, tablet, atau komputer desktop mereka. Artinya, mereka dapat berkomentar, bertanya, berbagi dan menyukai, serta berinteraksi dengan peserta lain. Bergabung dengan aktivitas jaringan ini tidak secara eksklusif dimaksudkan untuk peserta jarak jauh, tetapi juga untuk peserta secara langsung. Saat berada di lokasi acara, mereka dapat segera berjejaring dengan peserta virtual dan terlibat dalam aktivitas online yang sama yang tercantum di atas. Biasanya, melalui aplikasi acara yang akan menghubungkan semua peserta acara.

Lebih Banyak Peluang Sponsor

Acara hibrida akan membawa lebih banyak peluang sponsor untuk alasan yang berbeda. Dengan meningkatnya jangkauan bergabung secara virtual, akan ada lebih banyak peserta dan oleh karena itu, sponsor akan dapat menjangkau audiens yang lebih besar. Sponsor akan memiliki kemampuan untuk berpartisipasi dalam acara tersebut juga dengan mendirikan stan acara virtual dan akhirnya, memberikan presentasi melalui konferensi video. Selain itu, acara hybrid memungkinkan Anda untuk memiliki lebih banyak sponsor, selain untuk tempat acara, karena komponen digital dari acara tersebut.

Pengurangan Dampak Lingkungan

Bepergian adalah salah satu penyumbang emisi CO2 yang paling signifikan (Sumber: World in Data) dan acara tatap muka akan selalu membutuhkan perjalanan pendek atau panjang untuk sampai ke lokasi acara. Ini membuka kemungkinan untuk menyelenggarakan acara dengan pola pikir berkelanjutan sambil meningkatkan jangkauan Anda ke kota dan negara lain. Bagi peserta yang peduli dengan pengurangan jejak lingkungan mereka, mereka memiliki kesempatan untuk bergabung dengan acara tatap muka secara online. Hal ini akan memungkinkan para peserta untuk menjadi bagian dari acara tersebut, memiliki manfaat yang sama seperti peserta lainnya, sekaligus melakukan kegiatan yang bertanggung jawab untuk mengurangi emisi karbon.

Peluang Pemasaran Besar

Keuntungan keterlibatan dari acara hibrida juga mengarah pada peluang pemasaran yang besar. Setelah pemasar menetapkan audiens target mereka untuk acara tersebut, mereka akan dapat menikmati beberapa fasilitas yang telah disebutkan dalam artikel ini. Pertama, target mereka akan diperbesar dalam hal orang, yang berarti bahwa mereka akan menjangkau dan memaksimalkan dampaknya di audiens. Mereka akan memiliki akses ke semua umpan balik, sesi rekaman, dan data yang diterima selama acara. Ini juga berarti bahwa mereka memiliki kemungkinan untuk menganalisis konten itu dan jika hasilnya memuaskan, gunakan itu untuk membuat kampanye pemasaran yang mengiklankan acara mereka berikutnya.

Fleksibilitas Acara

Terakhir, peristiwa hibrida memiliki karakteristik pemecahan masalah. Jika Anda mengadakan acara tatap muka dan jika keadaan tertentu membuat Anda tidak dapat menghadiri acara di lokasinya, acara hibrida dapat menyelamatkan acara tersebut! Adalah normal untuk mengalami kemunduran yang tidak terduga dan ada beberapa keadaan yang dapat diselamatkan oleh peristiwa hibrida. Misalnya, akhir-akhir ini pembatasan Covid berubah sangat tiba-tiba sehingga sangat sulit bagi peserta untuk menjamin kehadirannya. Jika Anda menghadiri atau menyelenggarakan acara hibrida, Anda akan selalu memiliki rencana cadangan! Anda akan memiliki kemungkinan untuk mengalihkan beberapa peserta tatap muka menjadi peserta virtual. Dengan begitu, tidak perlu lagi membatalkan acara dan khawatir akan biaya finansial yang berlebihan.

Putusan pada acara hybrid

Tujuh argumen yang disajikan di atas hanyalah beberapa dari banyak alasan mengapa acara Hybrid berharga dengan karakteristiknya yang berkelanjutan, menguntungkan, dan dapat diakses. Manfaat lain dari mengadakan acara hibrida termasuk akses yang lebih mudah ke data dari peserta langsung dan jarak jauh melalui survei dan kumpulan; kesempatan untuk merekam acara Anda dan menggunakannya kembali untuk tujuan yang berbeda; serta memberikan keamanan dan keselamatan bagi para hadirin yang belum siap bepergian karena Covid-19 dan pembatasan yang diberlakukan oleh pemerintahnya.

Dengan ini, kami sarankan Anda menjelajahi mekanisme pertemuan yang inovatif ini dan kagum dengan hasil acara Anda. Ayo jadi bagian dari masa depan!