Apakah anda pernah terlibat dalam suatu projek di organisasi anda? Bagaimana cara anda dan tim anda menyelesaikan project tersebut dengan tepat waktu dan sesuai dengan tujuan? Tentunya hal tersebut adalah pertanyaan yang terlihat mudah dijawab namun sulit dalam implementasinya. Terkadang project yang sudah direncanakan dengan matang, akan menemui kendala yang bisa menghambat proses dari penyelesaiannya. Oleh sebab itu perlu adanya seorang manager project yang dapat menjaga perkembangan sebuah project tersebut. Seorang Project Manager memiliki peranan yang sangat penting sebagai penghubung setiap stakeholder yang terlibat, namun pertanyaan selanjutnya bagaimana cara menjadi manager project yang benar?

Berikut ini ada lima tahapan dasar yang dapat dilakukan oleh seorang manager project dari perencanaan sampai penyelesaian sebuah project.

  1. Inisiasi Project

    Hal yang perlu dilakukan adalah inisiasi projek. Sebelum project dimulai, pahami dahulu alasan mengapa project ini harus dilakukan dan siapa yang akan bertanggung jawab. Sehingga dengan begitu anda dapat memahami juga tujuan dari project yang dijalankan. Setelah itu lakukan analisa mengenai biaya, resiko, durasi dan kemungkinan cara penyelesaiannya. Di dalam tahap ini juga lakukan  indentifikasi kepada semua stakeholder yang nantinya akan terlibat. Dengan mengenal semua stakeholder dan setiap kepentingannya, maka kita dapat meminimalisir hambatan yang mungkin muncul.

  2. Perencanaan Project

    Setelah kita mengumpulkan data dari hasil analisis dan identifikasi, berikutnya kita dapat Menyusun perencanaan yang lebih lengkap terkait project tersebut. Perencanaan tersebut meliputi lingkupan dan batasan project, biaya-biaya, kualitas, system komunikasi, manajemen resiko, dan menentukan sumber daya manusia yang terlibat. Paling penting lagi di tahap ini adalah menentukan estimasi jadwal dalam melakukan project tersebut. Jadwal yang sudah disusun penting sekali peranannya dalam penyelesaian project.

  3. Eksekusi Project

    Dengan persiapan dokumen dan perencanaan yang tepat, maka di tahap ini mulai dikerjakan setiap bagian dari project tersebut. Pada tahap ini, komunikasi yang baik antar stakeholder menjadi hal yang harus dilakukan dan dijaga. Karena bila ada kurang komunikasi dan tidak berjalan dengan rencana, maka dipastikan project tersebut tidak selesai. Jangan lupa untuk selalu mengkomunikasikan setiap progress yang sudah selesai dilakukan.

  4. Pemantauan dan Pengawasan Project

    Seorang Project Manager harus mampu memonitor setiap bagian dilakukan oleh tim dan memastikan semua berjalan sesuai dengan rencana. Pastikan semua progress berjalan sesuai jadwal sehingga nantinya project dapat selesai tepat waktu. Tetap jaga komunikasi dengan setiap stakeholders dan pastikan bahwa setiap detail pekerjaan yang sedang dilakukan sudah sesuai dengan yang sudah direncanakan.

  5. Penyelesaian Project

    Langkah terakhir ialah penyelesaian project. Project dikatakan selesai apabila hasilnya dapat diperlihatkan dan sesuai dengan tujuan yang dicapai. Projek dikatakan selesai bila konsumen memutuskan bahwa project tersebut tepat sesuai perencanaan jadwal dan biaya yang sudah ditetapkan. Namun pada tahap ini, ada kalanya diperlukan revisi dari tahap ini. Hal tersebut boleh kita lakukan sebagai penyempurnaan project.

Demikian lima tahap dasar yang dapat dilakukan oleh Project manager untuk dapat melakukan tugasnya dengan baik.