Pandemi Covid-19 belum menunjukkan tanda-tanda berakhir, begitu pula aktivitas bekerja secara remote yang masih banyak dilakukan perusahaan. Kebijakan bekerja dari rumah yang dicanangkan tiba-tiba karena situasi pandemi yang mendadak, membuat kita tidak mempersiapkan lingkungan kerja yang nyaman di rumah. “Kantor sementara” yang kita buat di rumah mungkin saja menjadi permanen sehingga ada baiknya kita persiapkan dengan baik.

Carson Tate dalam artikelnya yang berjudul “How to Prepare Your Inbox and Home Office for a Fresh Start in 2021” dalam situs fastcompany.com membagikan tips untuk mengorganisir lingkungan kerja di rumah menggunakan metode P.U.R.G.E.

P: Tetapkan zona produktivitas (productivity)

Untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas di “kantor” rumah kita, sebaiknya atur zona produktivitas kita. Untuk menentukan zona kita, identifikasi aktivitas utama dalam pekerjaan kita, kemudian tentukan kondisi optimal bagi kita untuk menyelesaikan setiap aktivitas. Pilih tempat atau ruang di rumah yang paling mendukung setiap aktivitas.

Misalnya, ketika kita pekerjaan kita menuntut untuk banyak beraktivitas dalam video meeting, maka kita perlu mempersiapkan tempat yang memiliki pencahayaan baik, koneksi internet stabil, serta jauh dari kebisingan keluarga di rumah.

U: Gunakan (use) barang-barang rumah tangga secara kreatif

Lemari peralatan di rumah mungkin tidak terlalu lengkap seperti yang ada di kantor. Jadi, berkreasilah dan gunakan apa yang kita miliki di rumah. Gunakan cermin rias yang diterangi sebagai “ring-light” untuk memberikan cahaya tambahan pada video meeting. Atau gunakan kotak pengiriman paket untuk meninggikan laptop sehingga kita dapat sejajar dengan kamera internal.

R: Buat kembali (re-establish) perjanjian dengan “rekan kerja” kita

Bekerja dengan baik bukan hanya dengan rekan kerja di kantor, tetapi juga dengan “rekan kerja” di rumah seperti pasangan, anak-anak, teman sekamar, atau siapa pun yang tinggal bersama dengan kita. Buat kembali perjanjian dengan mereka agar tidak mengganggu saat kita sedang bekerja.

Menerapkan sistem “lampu lalu lintas” dengan meminta setiap orang menempatkan kertas persegi berwarna di tepi ruang kerja mereka yang menunjukkan tingkat fokus mereka saat ini dan ketersediaan untuk diganggu. Kotak merah menandakan bahwa satu-satunya alasan untuk diganggu adalah jika ada keadaan darurat. Sangat penting bagi kita untuk menentukan keadaan darurat, misal terjadi kebakaran atau pendarahan yang tidak bisa dihentikan. Kartu kuning berarti kita sedang mengerjakan proyek yang membutuhkan banyak fokus dan konsentrasi, jadi keluarga perlu hati-hati saat menyela. Kartu hijau berarti kita terbuka dan tersedia. Namun, jangan pula membiarkan kartu merah sepanjang hari setiap saat. Tentu, sistem ini akan gagal.

G: Kumpulkan (gather) semua alat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Mencari stapler, gunting, buku catatan, atau alat tulis lain yang tercecer akan membuang-buang waktu dan membuat kita pusing. Identifikasi semua alat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Beli semua peralatan saat berbelanja keluar rumah, termasuk barang yang hilang dan letakkan di satu tempat. Jika bekerja di banyak ruangan di rumah, pertimbangkan keranjang dengan pegangan atau kotak alat yang mudah dibawa.

E: Singkirkan (eliminate) kertas dan arsip lama.

Sobek, daur ulang, atau buang kertas, file, dan pengikat yang memenuhi kriteria berikut:
Kita tidak diharuskan menyimpan untuk alasan kepatuhan, pajak, atau hukum.
Kita tidak diwajibkan untuk menyimpan berdasarkan kebijakan penyimpanan catatan perusahaan.
Informasi tersebut dapat diakses di tempat lain. Misalnya, salinan kebijakan yang tersedia di situs web perusahaan.
Kita tidak dapat mengidentifikasi alasan spesifik yang kita perlukan untuk menggunakan informasi ini lagi.

Sebaiknya, jangan memulai tahun baru dengan dokumen dan informasi lama yang tidak dibutuhkan. Bersihkan kekacauan, mulai dengan persiapan yang baru. Tahun 2020 telah membuat kita memulai bekerja di rumah dengan cara yang mendadak dan tergesa-gesa. Oleh karena itu, persiapkan “kantor” di rumah kita untuk tahun 2021 yang lebih sehat dan produktif.

Referensi
Tate, Carson. (2020). “How to Prepare Your Inbox and Home Office for a Fresh Start in 2021”. https://www.fastcompany.com/90582820/how-to-prepare-your-inbox-and-home-office-for-a-fresh-start-in-2021