Ruang Kerja Digital

Kita telah memasuki era revolusi digital, dimana kehidupan sehari-hari kita sudah tidak dapat dipisahkan dengan gawai, sosial media, bahkan anak-anak kini sudah disebut dengan digital native. Keadaan tersebut memungkinkan adanya perubahan atau transformasi di berbagai bidang, seperti pendidikan, kesehatan, industri. Pendidikan yang awalnya berjalan secara konvensional (tatap muka) kini mulai berangsur-angsur menggunakan pembelajaran online. Demikian pula dengan dunia kerja, awalnya berkorespondensi menggunakan surat-menyurat, kini komunikasi sudah melalui surat elektronik, kotak saran berubah menjadi survey online, ruang kerja akan terus berkembang dengan bertambahnya penerapan teknologi. Cara-cara karyawan berinteraksi dengan teknologi berangsur-angsur berubah seiring berjalannya waktu. Meski demikian, dalam 5 tahun belakangan, perubahan teknologi berjalan dengan sangat cepat. Dengan demikian, perusahaan mau tidak mau juga harus bergerak cepat sesuai dengan perkembangan teknologi.


Sumber: https://zinnov.com/digital-workspaces-and-the-future-of-work/Sumber: https://zinnov.com/digital-workspaces-and-the-future-of-work/

Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat terlihat bagaimana konsep digital workspace sudah dimulai dari tahun 2015, kini teknologi sudah semakin canggih dengan adanya aplikasi mobile, artificial intelligence, dan big data yang memudahkan pekerjaan operasional harian.

Cara Kerja Ruang Kerja Digital 

Sebuah ruang kerja digital merupakan kerangka teknologi terintegrasi yang dirancang untuk menyampaikan dan mengelola aplikasi, data, dan pengiriman secara digital. Sistem ini memungkinkan pekerja untuk mengakses data dan aplikasi secara real-time melalui gawai apapun, dari lokasi manapun, entah informasi tersebut disimpan melalui layanan cloud atau di pusat data. Solusi ruang kerja digital dapat berhasil, sistem harus menyediakan pengalaman yang terintegrasi, kontekstual dan aman bagi IT dan penggunanya.

Terpusat

Sebuah ruang kerja digital harus dapat memberikan pengalaman kerja yang terintegrasi, dengan cara menyatukan aplikasi dan desktop pada satu tempat. Dengan demikian, pengguna dapat mengakses apapun yang mereka butuhkan untuk bekerja dari satu tempat, baik offline maupun online. Hal tersebut memungkinkan pengguna untuk tetap produktif pada gawai apapun yang mereka gunakan. Fitur berbagi dokumen dan berkolaborasi dalam mengelola konten antar pengguna juga sangat berguna. 

Aman

Sebuah ruang kerja digital harus dapat melindungi data-data penting tanpa mengganggu pengalaman pengguna. Pengelolaan endpoint yang terpusat, misalnya tim IT yang hanya dapat mengontrol gawai-gawai yang terhubung pada ruang kerja tersebut, memungkinkan pengguna untuk bekerja secara aman melalui gawai yang terdaftar.

Fitur single sign-on juga memungkinkan pengguna untuk sekali login untuk dapat mengakses seluruh kebutuhan pekerjaannya, di sisi lain tim IT mengelola akses-akses yang kontekstual bagi penggunanya. Dengan demikian, pengguna akan merasakan pengalaman yang optimal dan memastikan pekerjaannya tetap aman.

Analisis keamanan yang dapat mengenali bagaimana pengguna biasanya berinteraksi dengan aplikasi dan data yang ada. Menganalisis pola penggunaan juga dapat membantu mengenali ancaman internal maupun eksternal sebelum terjadi pelanggaran keamanan.

Kerja cerdas

Sebuah ruang kerja digital memungkinkan penggunanya untuk bekerja secara cerdas dengan mengenali pola kerja pengguna dan membantu pengguna dalam mengelola, memandu, dan otomatisasi pekerjaan mereka. Machine learning dan aplikasi mikro memungkinkan ruang kerja untuk otomatisasi dan mempersingkat tugas-tugas yang sering dilakukan, misalnya menyetujui laporan pengeluaran dan konfirmasi jadwal meeting.

Implementasi Ruang Kerja Digital

Ruang kerja digital memungkinkan kita untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja. Meski demikian, masalah dan kondisi seperti apa ruang kerja digital mampu jawab? Apa yang akan didapat perusahaan dari penerapan ruang kerja digital?

Dari pengalaman karyawan hingga keunggulan bisnis hingga arbitrase biaya, organisasi dapat mengalami sejumlah besar hasil ketika mereka memilih untuk memulai jalur ruang kerja digital. Berikut ini beberapa kasus penggunaan yang lebih luas yang dapat diselesaikan oleh ruang kerja digital:

Talent

Pertarungan untuk mendapatkan talenta terbaik terus berlanjut, dan Ruang Kerja Digital memiliki peran besar dalam menarik, mengolah, melibatkan, dan mempertahankan bakat dalam suatu organisasi. Di seluruh rantai nilai bakat, ruang kerja digital dapat mendorong perekrutan, pengembangan & pembelajaran, keterlibatan karyawan, dan keseluruhan pengalaman karyawan. Sebagian besar karyawan saat ini menilai organisasi tidak hanya dari gaji dan tunjangan yang didapatkan. Mereka ingin membuat dampak besar pada organisasi. Jika suatu organisasi mencari untuk memperoleh talenta terbaik dan tercerdas di industri, Ia harus memantapkan dirinya sebagai berwawasan ke depan dan berkomitmen pada teknologi. Memiliki ruang kerja yang ‘Digital’ tidak hanya akan menarik bakat terbaik tetapi juga akan membantu mengeluarkan yang terbaik dalam diri karyawan melalui peningkatan kolaborasi dan efisiensi. Beberapa teknologi yang diadopsi oleh perusahaan untuk memantapkan diri mereka sebagai Ruang Kerja Digital adalah AR / VR, chatbots, platform pembelajaran dan pengembangan lanjutan, dll.

Sumber: https://zinnov.com/digital-workspaces-and-the-future-of-work/

Infrastruktur

Infrastruktur tetap menjadi salah satu ruang kerja digital yang paling banyak digunakan. Karyawan saat ini mengharapkan infrastruktur tempat kerja yang menawarkan kolaborasi dinamis dan mendorong inovasi. Ketika para milenial memasuki dunia kerja, mereka mencari organisasi yang kompatibel dengan M.O. (modus operandi). Mereka membutuhkan tempat kerja yang menyediakan fasilitas terbaik, teknologi terbaru, dan tentu saja, fleksibilitas. Untuk terlibat dengan angkatan kerja milenial, organisasi harus melihat aspek-aspek ini saat mereka menggabungkan infrastruktur yang ada dengan digital. Perusahaan sudah menemukan cara untuk menambahkan elemen menarik ke infrastruktur mereka yang akan membantu mereka meningkatkan pengalaman karyawan, mendapatkan keunggulan bisnis, dan menghemat biaya. Beberapa contoh adalah Lencana Cerdas (Smart Badges), papan tulis pintar (smart writing board), alokasi ruang kerja cerdas, pencahayaan berbasis preferensi pengguna dan kontrol suhu, dll

Tata Kelola, Risiko, dan Operasional

Tata kelola, risiko, dan manajemen kepatuhan tetap menjadi salah satu masalah terbesar bagi banyak organisasi. Kurangnya tata kelola yang baik dapat menghambat pertumbuhan perusahaan, dan pada saat yang sama, menghadirkan hambatan dalam tujuan strategis mereka. Ruang kerja digital dapat berperan dalam merangsang inovasi dan mendorong tata kelola yang baik. Ini akan membantu organisasi membuat operasional sehari-hari lebih lancar dan lebih efisien melalui penggunaan berbagai aplikasi dan teknologi yang memberikan fleksibilitas kepada karyawan tanpa mengurangi keamanan. Ruang kerja digital juga dapat mengoptimalkan IT & Operasional dengan menggunakan teknologi baru seperti aplikasi smart business, manajemen pengetahuan kolaboratif real-time, manajemen fasilitas, dan Manajemen Catatan yang didesain untuk memenuhi kebutuhan harian. Beberapa elemen tata kelola dan operasional memiliki potensi untuk menjadi otomatis; misalnya, manajemen kepatuhan otomatis, manajemen alur kerja, manajemen data, dan sebagainya. Ruang kerja digital dengan demikian dapat membuka jalan baru bagi organisasi untuk diotomatisasi. Singkatnya, menerapkan ruang kerja digital dapat membantu meningkatkan tata kelola dan strategi operasi organisasi dan memastikan kepatuhan.

Referensi:
https://www.citrix.com/glossary/what-is-digital-workspace.html
https://zinnov.com/digital-workspaces-and-the-future-of-work/
https://www.techradar.com/news/the-digital-workspace-transformation
https://www.citrix.com/glossary/what-is-digital-transformation.html
Photo by Bench Accounting on Unsplash