Service email saat ini menjadi service yang sangat digunakan di industri, hampir semua bidang industri saat ini menggunakan email sebagai kanal komunikasi formal internal ataupun eksternal. Dalam operasionalnya mail server dituntut untuk tersedia selama 7 x 24 agar dapat selalu sedia apabila ada email masuk atau email keluar. Service email saat ini dapat disimpan di layanan cloud computing, dan salah satu perusahaan penyedia jasa cloud computing adalah Biznet GIO Nusantara. Biznet GIO Nusantara memiliki banyak produk cloud computing salah satunya NEO Cloud dengan infrastruktur berbasis Openstack. Berdasarkan hasil observasi melalui wawancara banyak pelanggan NEO Cloud Compute yang menggunakan instancenya sebagai mail server.
Layanan cloud computing Biznet GIO memiliki SLA (Service Level Agreement) sebesar 99.9% dimana dalam satu bulan infrastruktur hanya down selama 43.2 menit. Sehingga untuk pelayanan yang diberikan kepada customer harus maksimal agar memenuhi SLA yang diberikan. Kondisi sistem mail server untuk layanan pelanggan saat ini hanya menggunakan satu virtual machine saja sehingga terkadang mengakibatkan kualitas layanan yang diberikan tidak terpenuhi dengan baik. Berdasarkan data beberapa insiden yang terjadi pada November 2020 hingga Mei 2021 pada layanan Neo Cloud kendala yang paling sering adalah kendala pada beberapa host dan kendala pada cluster storage yang mengakibatkan kualitas layanan Neo Cloud tidak maksimal (Biznet Gio, n.d.).
Ada beberapa solusi yang diterapkan selama ini, contohnya 1. Rancang Bangun Mail Server Berbasis Protokol SMTP, POP3 dan IMAP (Iqbal, 2018), 2. Redundancy Email Server Dengan Cluster Load Balancing Untuk Mekanisme Disaster Recovery Pada Studi Kasus PT. Jawa Pos Koran (Efendi, 2017), 3. Implementasi Load Balancer dan Fail Over Pada Mail Server (Studi Kasus PT. Xyz) (MUSTAQIM, 2016), 4. Implementasi Load Balancing Web Server menggunakan Haproxy dan Sinkronisasi File pada Sistem Informasi Akademik Universitas Siliwangi (Rahmatulloh & MSN, 2017), 5. Impelementasi High Availability Mailbox Server dengan Mail Zimbra Multi Cluster Virtual Menggunakan Hypervisor Proxmox VE pada PT. LV Logistics Indonesia (Faiqurahman, 2020).
Pada solusi pertama mail server dibangun menggunakan server fisik dimana dari sisi biaya pembuatan, pemeliharaan, dan pengembagan akan mengeluarkan biaya yang besar. Solusi kedua masih sama dengan solusi pertama namun dengan tambahan network load balancer dengan menggunakan sistem operasi Windows. Solusi ketiga masih sama dengan solusi kedua namun dengan menggunakan sistem operasi linux. Solusi keempat menggunakan tools HAProxy namun untuk web service. Untuk solusi kelima sudah menggunakan HAProxy untuk mail gateway serta untuk mailboxnya, solusi kelima membangun infranya pada Proxmox VE.
Dari solusi yang sudah ada maka diusulkan sistem load balancing dengan menggunakan HAProxy untuk Proxmox Mail Gateway, serta replikasi untuk mail servernya untuk tujuan high-availability. Untuk mendukung data penelitian ini dilakukan pengumpulan data dengan observasi pada Service Level Agreement pada setiap layanan, dan topologi infrastruktur dari layanan Neo Cloud. Selain itu dilakukan wawancara dengan Manager Customer Experience Biznet Gio mengenai kendala apa saja yang dialami oleh pelanggan Neo Cloud khususnya yang menggunakan layanan tersebut sebagai mail server. Pada penelitian ini menggunakan metode PPDIOO (Prepare, Plan, Design, Implement, Operate, Optimize).
Dikarenakan permasalah tersebut maka diperlukan solusi pada layanan NEO Cloud untuk meningkatkan availability. Penelitian ini dilakukan untuk meningkatkan availability yang menjadi masalah pada layanan NEO Cloud khususnya dengan memanfaatkan fitur yang ada pada Openstack serta menggunakan aplikasi yang ada. Oleh karena itu diusulkan sistem mail server yang setiap servicenya terpisah di server yang berbeda dan memiliki failover atau load balancing untuk meningkatkan high availability. SMTP service memiliki dua server dan menggunakan load balancing untuk membagi bebannya, selain itu load balancing ini juga berfungsi sebagai failover pada service SMTP. Selain itu mail server juga dapat selalu tersedia karena adanya dua server sebagai mail server yang terhubung dengan port VRRP dimana apabila salah satu server mengalami gangguan maka akan di failover ke server lainnya. Selain itu kedua server terhubung dengan Network File System agar kedua data pada mail server tetap sama