BINUSIAN JOURNEY

Metode Memberi Feedback yang Efektif

31 Jul 2024

Memberikan feedback yang efektif adalah kunci untuk meningkatkan kinerja individu dan tim. Ada beberapa singaktan metode yang bisa kamu ingat. Berikut adalah beberapa metode efektif untuk meningkatkan kinerja individu dan tim.

  1. GROW Model
    GROW model merupakan salah satu teknik yang digunakan dalam coaching dan mentoring untuk membantu individu mencapai tujuan mereka melalui umpan balik yang terstruktur dan sistematis. GROW adalah akronim dari Goal, Reality, Options, dan Way Forward. Komponen metode ini adalah :
    1. Goal (tujuan)
      Pada tahap ini, pertanyaan berfokus untuk menanyakan tujuan yang jelas dan spesifik. Pertanyaan yang mungkin diajukan adalah :

      • Apa yang ingin kamu capai ?
      • seperti apa keberhasilan bagimu ?
      • bagaimana kamu mengukur keberhasilan?
    1. Reality (kenyataan)
      Tahap ini bertujuan untuk memahami situasi saat ini atau realitas yang dihadapi, termasuk menilai kekuatan, kelemahan, tantangan, dan sumber daya yang tersedia. Pertanyaan yang mungkin diajukan adalah :

      • Apa yang telah kamu lakukan sejauh ini ?
      • Apa sumber daya atau dukungan yang saat ini kamu miliki ?
    1. Option (pilihan)
      Setelah memahami situasi saat ini menggunakan pertanyaan reality selanjutnya adalah mengeksplorasi berbagai opsi atau tindakan yang dapat diambil untuk mencapai tujuan. Pertanyaan yang mungkin diajukan adalah :

      • Siapa yang bisa membantumu ?
      • Apa langkah-langkah yang bisa kamu ambil ?
      • Apa keuntungan dan kerugian dari setiap opsi ?

      Tujuan utama pada tahap ini adalah untuk menghasilkan sebanyak mungkin ide dan pendekatan tanpa langsung menilai atau menolak opsi-opsi yang ada.

    1. Way Forward
      Tahap akhir adalah menentukan komitmen dan langkah konkrit yang diambil. Langkah ini memastikan bahwa individu berkomitmen pada tindakan nyata dan memiliki rencana yang jelas untuk mencapai tujuan.
  1. COIN
    Model COIN adalah pendekatan struktur feedback yang digunakan untuk memberikan umpan balik kontruktif dan jelas. COIN adalah singkatan dari Context (Konteks), Observation (Observasi), Impact (Dampak), dan Next steps (Langkah berikutnya). Komponen metode ini adalah :
    1. Context (Konteks)
      Tahap ini menjelaskan situasi atau latar belakang spesifik tentang perilaku atau tindakan yang terjadi. Menjelasakan tentang konteks membantu memastikan bahwa penerima feedback memahami situasi yang sedang dibahas. Pertanyaan atau pernyataannya misalnya “dalam sesi pelatihan pekan lalu…..”.
    1. Observation (Observasi)
      Langkah ini berfokus pada pengamatan objektif tentang apa yang terjadi. Observasi harus bersumber dari data atau bukti nyata, bukan pendapat subjektif. Contohnya, “saya melihat bahwa kamu datang terlambat 30 menit.”
    1. Impact (Dampak)
      Setelah memberikan hasil dari observasi, selanjutnya adalah menjelaskan dampak dari tindakan atau perilaku tersebut. Memahamkan dampak dari perilaku yang salah akan membantu penerima feedback melihat pentingnya perilaku tersebut. Contohnya “keterlambatan akan mempengaruhi alur kerja tim karena kita harus menunggu untuk memulai diskusi”.
    1. Next Step (langkah berikutnya)
      Tahap akhir adalah mendiskusikan langkah-langkah yang dapat diambil ke depan. Hal ini bisa berupa tindakan perbaikan, pengembangan, atau langkah-langkah untuk mempertahankan perilaku baik. Pemberi feedback dapat memberikan saran atau mengajak penerima untuk berbicara tentang apa yang bisa dilakukan untuk memberbaiki situasi. Contoh, “untuk kedepannya, mohon pastikan untuk bisa hadir tepat waktu agar kita dapat memanfaatkan waktu rapat secara efektif ya”.
  1. SBI
    Model SBI merupakan pendekatan untuk memberikan feedback secara spesifik dan objektif. Model ini membantu pemberi feedback menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif sehingga meminimalkan kemungkinan salah pengertian. SBI adalah singkatan dari Situation (situasi), behavior (Perilaku), dan Impact (Dampak). Komponen dari metode ini adalah :
    1. Situasi
      Langkah pertama yaitu dengan menjelaskan situasi spesifik dimana kerjadian terjadi dengan menyebutkan waktu, tempat, atau kondisi khusus lainnya yang membantu penerima feedback mengingat kembali dan memahami latar belakang situasi tersebut. Contohnya, “pada rapat tim kemarin pagi….”.
    1. Perilaku
      Tahap ini berfokus pada deskripsikan perilaku yang diamati. Penjelasan harus berdasarkan fakta dan tidak mengandung opini atau interpretasi. Hal ini bertujuan agar dapat menggambarkan dengan jelas apa yang dilakukan atau tidak dilakukan oleh penerima feedback. Contoh, “kamu menginterupsi pembicaraan beberapa kali”.
    1. Dampak
      Setelah mendeskripsikan perilaku, selanjutnya adalah menJelaskan dampak perilaku tersebut. Dampak ini bisa bersifat positif atau negatif dan dapat mempengaruhi pihak lain. Contoh, “karena interupsi tersebut, pembicaraan terlihat bingung dan diskusi menjadi kurang terstruktur”.
  1. CEDAR
    Model Cedar merupakan metode struktur feedback yang dirancang untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan membangun. CEDAR merupakan akronim dari Context (Konteks), Example (Contoh), Diagnosis (Diagnosis), Action (Tindakan), dan Review (Tinjauan). Komponen dari metode ini adalah :
    1. Context (Konteks)
      Pertama, deskripsikan konteks dimana perilaku atau tindakan terjadi. Misalnya : ‘pada presentasi tim minggu lalu….”. memberikan konteks bertujuan untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang situasi yang dimaksud.
    1. Example (Contoh)
      Pemberi feedback harus memberikan contoh spesifik dari perilaku atau tindakan yang diamati. Contoh spesifik akan membantu menghindari generalisasi dan memastikan feedback lebih terfokus. Contoh, “kamu menginterupsi pembicara beberapa kali tanpa memberikan kesempatan untuk menyelesaikan penjelasan mereka”.
    1. Diagnosa
      Diagnosa menjelaskan alasan mengapa perilaku tersebut terjadi atau apa yang menyebabkannya. Contoh, “Sepertinya kamu merasa sangat antusias untuk berbagi ide, namun ini membuat diskusi kurang terstruktur dan membingungkan beberapa anggota tim”.
    1. Action (Tindakan)
      Tahap ini memberikan saran atau rekomendasi tentang apa yang bisa dilakukan selanjutnya. Contoh, “”Ke depan, cobalah untuk menunggu sampai pembicara selesai sebelum menanggapi, sehingga kita bisa memiliki diskusi yang lebih terstruktur”.
    1. Review (Tinjauan)
      Tahap terakhir, melibatkan kemajuan setelah feedback diberikan dan tindakan diambil. Langkah ini memberikan kesempatan untuk mengevaluasi apakah perubahan telah terjadi dan apakah membutuhkan tindak lanjut kembali.

Feedback efektif memerlukan kejelasan, ketepatan waktu, dan pendekatan yang tidak menghakimi. Menyusun feedback dengan cara diatas tidak hanya membantu penerima dalam memahami area yang perlu diperbaiki namun juga membuat mereka merasa dihargai dan didukung.

Referensi :
https://www.linkedin.com/posts/vicarioreinaldo_gue-kasi-contoh-di-tiap-tiap-model-ya-grow-activity-7207554917828317184-3C7U?utm_source=combined_share_message&utm_medium=member_desktop

Penulis : Lintang Rizka Ramadhani, S.Psi
Editor : Ajeng Diah Hartawati, M.Psi, Psikolog