Biar Ga Miskom Via Email

Komunikasi tanpa berbicara langsung seperti melalui tulisan kerap mendatangkan permasalahan miskomunikasi. Miskomunikasi disebabkan karena adanya perbedaan persepsi antar individu yang sedang berkomunikasi sehingga terjadi kesalah pahaman. Terjadinya miskomunikasi seringkali tidak disadari karena terlalu fokus pada emosi yang sedang dirasakan, kalaupun disadari biasanya sengaja mengabaikan dengan dalih mengalah agar tidak terjadi masalah. Miskomunikasi yang di diamkan dapat menyebabkan kebingungan dan rasa frustasi. Miskomunikasi juga sering menjadi gerbang munculnya konflik atau masalah lainnya yang lebih kompleks. Isu ini di dunia kerja dapat menghambat produktivitas tim.

Email menjadi salah satu media yang paling sering digunakan sebagai media komunikasi professional dan formal. Nah, agar percakapan melalui email tidak terjadi banyak miskomunikasi, coba perhatikan dan pahami hal berikut ini ya.

Hal-Hal yang Menyebabkan Miskomunikasi pada Email

1. Penerima Pesan Yang Tidak Relevan
2. Tidak Memperjelas Konteks Informasi Yang Disampaikan
3. Mengabaikan Etika Dalam Mengirim Pesan Melalui Email
4. Penggunaan Kata-Kata Atau Kalimat Yang Ambigu Sehingga Memunculkan Berbagai Asumsi

Tips Menulis Email

1. Ketahui siapa sajakah yang relevan dengan informasi yang diberikan
   Pahami fungsi dan perbedaan 3 macam baris penerima email yaitu To, CC (Carbon Copy), dan BCC (Blind Carbon Copy). Baris To adalah penerima email utama, kepada siapa pesan tersebut ditujukan. Baris CC adalah penerima tembusan/copy email yaitu orang-orang yang perlu mengetahui pesan tersebut karena memiliki kepentingan yang sama atau ikut bertanggung jawab, seperti atasan, rekan kerja satu tim, dan pihak-pihak yang terkait. Perlu kamu ketahui bahwa orang-orang yang terdapat pada baris To dan CC akan dapat mengetahui siapa saja email tersebut dikirimkan. Sedangkaan fungsi baris BCC adalah mengirim email kepada banyak orang tanpa diketahui satu sama lain. BCC ini digunakan apabila orang yang dikirimi ini tidak mengenal satu sama lain sehingga bisa memberikan privasi dan perlindungan alamat email yang dikirimi.
2. Tulis Subject Email dengan Jelas sesuai konteksnya
   Pastikan baris Subject/Judul terisi, jangan sampai kosong. Gunakan Kalimat yang dapat menggambarkan isi dari pesan atau informasi yang disampaikan dengan jelas. Alih-alih hanya menuliskan “Undangan Seminar” gunakanlah “Undangan Seminar Cara Menulis Email dengan Baik dan Benar (1 Januari 2023)”.
3. Pahami Etika Penulisan Email
   Tuliskan salam pembuka, memperkenalkan diri, tujuan pesan / informasi pesan, salam penutup, dan sign/tanda tangan. Kesalahan fatal yang sering dilakukan mahasiswa adalah tidak  Isu yang paling sering terjadi adalah mahawasiswa hanya mengirimkan file tanpa menuliskan apa-apa pada badan email. Pada situasi seperti ini, alih-alih kosong dapat kamu tuliskan “Berikut terlampir file portfolio hasil kerja yang pernah saya selesaikan”, dan tantunya juga disertai dengan komponen lainnya yang dijelaskan di atas ya.
4. Memperhatikan Gaya Bicara
   Jangan Menganggap Berkomunikasi via Email sama seperti saat Menggunakan Chatting atau pesan singkat. Gaya Bicara yang digunakan di email sangatlah berbeda. Meskipun pesan atau informasi yang disampaikan sangat sederhana tetapi memerlukan pemilihan kata yang bersifat formal. Hal ini dikarenakan email merupakan media komunikasi professional. Seringkali ketika email yang masuk tidak memperhatikan etika dan gaya bahasa membuat penerima email merasa kesal sehingga menyebabkan pesan yang disampaikan tidak diterima dengan baik atau bahkan mengabaikannya.
5. Koreksi Tulisan
   Pastikan bahasa dan kalimat yang kamu gunakan tidak berbelit-belit. Jelas dan lugas sehingga meminimalisir atau tidak memunculkan banyak asumsi. Jika kamu pertama kali menggunakan email dan merasa masih bingung dan kurang percaya diri kamu bisa meminta bantuan kepada rekan kerja yang lebih berpengalaman atau atasan untuk mengkoreksi email sebelum kamu kirimkan.

Ditulis Oleh :
Ajeng Diah Hartawati, M.Psi, Psikolog