Pernahkah Anda membuka sebuah formulir yang hanya berisi beberapa kolom, tetapi tetap membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan?
Kadang-kadang, masalahnya bukan pada jumlah pertanyaan. Pengguna mungkin hanya diminta mengisi nama, alamat, nomor telepon, dan beberapa informasi tambahan. Namun, mereka masih harus menebak format yang benar, mencari dokumen yang diperlukan, memahami istilah yang digunakan, atau mengulang pengisian karena muncul pesan kesalahan.
Formulir yang terlihat sederhana belum tentu mudah digunakan. Setiap kolom tetap membutuhkan usaha mental. Pengguna harus memahami pertanyaan, mengingat informasi, mencari jawaban, lalu memasukkannya dalam format yang diterima sistem.
Menurut Nielsen Norman Group, beban kognitif dalam formulir dapat dikurangi melalui empat prinsip utama, yaitu struktur, transparansi, kejelasan, dan dukungan. Prinsip-prinsip ini membantu pengguna menyelesaikan formulir dengan lebih sedikit keraguan dan kesalahan.
Struktur: Susun Informasi dalam Alur yang Masuk Akal
Formulir yang baik tidak hanya mengumpulkan informasi, tetapi juga mengatur urutan pengisiannya.
Informasi yang saling berkaitan sebaiknya dikelompokkan dalam satu bagian. Misalnya, nama dan tanggal lahir dapat ditempatkan dalam bagian identitas, sedangkan alamat dan nomor telepon ditempatkan dalam bagian informasi kontak.
Pengelompokan ini membantu pengguna memahami konteks dan mengurangi kebutuhan untuk berpindah-pindah perhatian.
Urutan pertanyaan juga perlu dipertimbangkan. Informasi yang sederhana dan umum biasanya lebih baik ditanyakan lebih dahulu sebelum masuk ke pertanyaan yang lebih kompleks atau sensitif.
Untuk formulir yang panjang, gunakan beberapa tahap apabila memang dapat membantu. Namun, pembagian tahap harus tetap menunjukkan progres dan tidak membuat pengguna kehilangan gambaran mengenai keseluruhan proses.
Transparansi: Jelaskan Apa yang Akan Dihadapi Pengguna
Salah satu sumber beban kognitif adalah ketidakpastian.
Pengguna akan merasa lebih siap apabila sejak awal mengetahui berapa lama formulir perlu diisi, informasi apa yang harus disiapkan, dan apakah prosesnya dapat dilanjutkan di lain waktu.
Sebagai contoh, formulir pendaftaran dapat memberikan informasi seperti:
- Perkiraan waktu pengisian.
- Dokumen yang perlu disiapkan.
- Batas waktu pengumpulan.
- Jumlah tahap yang harus diselesaikan.
- Apakah progres akan tersimpan secara otomatis.
Hal sederhana seperti ini membantu pengguna menentukan apakah mereka siap memulai atau perlu menyiapkan sesuatu terlebih dahulu.
Transparansi juga berlaku untuk kolom wajib dan opsional. Jika sebuah informasi tidak wajib diisi, tandai dengan jelas. Jangan membuat pengguna menebak apakah semua kolom harus diisi.
Kejelasan: Jangan Membuat Pengguna Menebak
Bahasa yang digunakan dalam formulir harus mudah dipahami dan sesuai dengan cara pengguna mengenali informasi tersebut.
Istilah internal organisasi atau istilah teknis mungkin terdengar biasa bagi pembuat formulir, tetapi belum tentu dipahami oleh pengguna. Misalnya, istilah “keluhan utama” dapat diganti menjadi “alasan kunjungan” jika konteksnya adalah formulir layanan kesehatan umum.
Instruksi juga perlu menjelaskan format yang diharapkan. Daripada hanya menulis “Nomor identitas”, formulir dapat menjelaskan jenis nomor yang diminta dan jumlah digitnya.
Label sebaiknya tetap berada di luar kolom masukan. Teks petunjuk yang hanya diletakkan di dalam kolom akan menghilang ketika pengguna mulai mengetik, sehingga mereka harus mengingat kembali instruksi tersebut.
Selain itu, gunakan pola elemen formulir yang sudah dikenal. Kolom teks, pilihan tunggal, kotak centang, dan tombol harus memiliki bentuk serta perilaku yang dapat diprediksi.
Dukungan: Bantu Pengguna Ketika Mereka Membutuhkan
Kesalahan dalam formulir tidak selalu dapat dihindari. Karena itu, sistem harus membantu pengguna memperbaiki kesalahan tanpa membuat mereka merasa harus mengulang semuanya.
Pesan kesalahan sebaiknya:
- Muncul dekat dengan kolom yang bermasalah.
- Menjelaskan apa yang salah.
- Menggunakan bahasa yang mudah dipahami.
- Memberikan petunjuk untuk memperbaikinya.
- Tidak menyalahkan pengguna.
Pesan seperti “Input tidak valid” terlalu umum. Pesan “Nomor telepon harus terdiri dari 10–13 digit” jauh lebih membantu karena menjelaskan masalah sekaligus memberikan arahan.
Namun, validasi juga perlu ditampilkan pada waktu yang tepat. Menampilkan pesan kesalahan ketika pengguna baru mulai mengetik dapat mengganggu proses pengisian. Dalam banyak kasus, validasi lebih tepat dilakukan setelah pengguna selesai mengisi sebuah kolom atau ketika mereka berpindah ke kolom berikutnya.
Apa yang Bisa Kita Terapkan?
Saat merancang atau mengevaluasi formulir, periksa beberapa hal berikut:
- Apakah kolom sudah dikelompokkan berdasarkan hubungan informasinya?
- Apakah urutan pertanyaan terasa alami bagi pengguna?
- Apakah pengguna mengetahui jumlah tahap dan perkiraan waktu pengisian?
- Apakah kolom wajib dan opsional dibedakan dengan jelas?
- Apakah label dan instruksi dapat dipahami tanpa penjelasan tambahan?
- Apakah format masukan dijelaskan sebelum pengguna melakukan kesalahan?
- Apakah pesan kesalahan muncul dekat dengan kolom yang bermasalah?
- Apakah pengguna dapat memperbaiki kesalahan tanpa kehilangan data yang sudah diisi?
- Apakah formulir tetap mudah digunakan melalui perangkat seluler?
- Apakah seluruh proses dapat diselesaikan menggunakan papan ketik dan pembaca layar?
Jika memungkinkan, lakukan pengujian dengan meminta beberapa orang mengisi formulir tanpa bantuan. Perhatikan bagian ketika mereka berhenti, bertanya, menghapus isian, atau kembali ke halaman sebelumnya. Momen-momen tersebut sering kali menunjukkan masalah yang tidak terlihat saat formulir hanya diperiksa secara visual.
Penutup
Formulir bukan sekadar kumpulan kolom untuk mengumpulkan data. Formulir adalah percakapan antara sistem dan pengguna.
Setiap label, urutan pertanyaan, petunjuk, dan pesan kesalahan akan memengaruhi bagaimana pengguna memahami proses tersebut. Ketika informasi disusun dengan baik, instruksi dibuat jelas, dan dukungan diberikan pada waktu yang tepat, pengguna dapat lebih fokus menyelesaikan tujuan mereka.
Karena itu, pertanyaan penting dalam merancang formulir bukan hanya, “Informasi apa yang perlu kita kumpulkan?” Pertanyaan yang tidak kalah penting adalah, “Seberapa mudah pengguna memberikan informasi tersebut?”
Formulir yang baik tidak membuat pengguna bekerja lebih keras daripada yang diperlukan. Formulir yang baik membantu pengguna menyelesaikan tugas dengan jelas, percaya diri, dan tanpa banyak menebak.
Referensi
Nielsen Norman Group, “Few Guesses, More Success: 4 Principles to Reduce Cognitive Load in Forms.”
https://www.nngroup.com/articles/4-principles-reduce-cognitive-load/
