Perkembangan teknologi digital telah mengubah cara perusahaan menjalankan kegiatan operasional, termasuk dalam bidang akuntansi. Pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memasukkan data transaksi, mencocokkan saldo, dan menyusun laporan, kini dapat dibantu oleh teknologi otomatisasi. Salah satu teknologi yang digunakan untuk mendukung proses tersebut adalah Robotic Process Automation (RPA).

RPA membantu perusahaan menjalankan pekerjaan rutin secara otomatis sehingga proses akuntansi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan konsisten. Teknologi ini juga membuka peluang bagi akuntan untuk mengalokasikan lebih banyak waktu pada analisis keuangan, evaluasi risiko, dan pengambilan keputusan. Lalu, bagaimana RPA bekerja dan seperti apa penerapannya dalam dunia akuntansi?

Apa Itu Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang menggunakan perangkat lunak untuk menjalankan tugas-tugas digital secara otomatis berdasarkan aturan dan instruksi yang telah ditentukan. Perangkat lunak tersebut sering disebut software bot atau robot perangkat lunak.

Berbeda dengan robot fisik yang digunakan di pabrik, bot RPA bekerja di lingkungan digital. Bot dapat melakukan aktivitas seperti membuka aplikasi, menyalin data, mengisi formulir, memindahkan informasi antarsistem, serta menghasilkan laporan dengan meniru langkah-langkah yang biasanya dilakukan manusia melalui komputer.

Menurut Tiron-Tudor et al. (2024), RPA menjadi salah satu teknologi yang berperan dalam transformasi layanan akuntansi dan audit. Teknologi ini dapat membantu mengotomatisasi berbagai tugas yang berulang, tetapi penerapannya tetap memerlukan persiapan proses dan kompetensi yang sesuai.

Sebagai contoh, seorang staf akuntansi biasanya harus membuka file transaksi, memeriksa data, memasukkannya ke sistem akuntansi, lalu menyusun rekap. Jika langkah-langkah tersebut memiliki pola yang konsisten dan aturan yang jelas, bot RPA dapat dikonfigurasi untuk menjalankannya secara otomatis.

Bagaimana RPA Bekerja dalam Proses Akuntansi?

RPA bekerja dengan mengikuti alur kerja yang dirancang berdasarkan prosedur tertentu. Secara umum, prosesnya dapat dijelaskan melalui tahapan berikut.

  1. Mengambil data. Bot mengumpulkan informasi dari sumber yang telah ditentukan, seperti file Excel, dokumen digital, email, atau sistem akuntansi.
  2. Memproses informasi. Bot menjalankan instruksi, misalnya memindahkan data ke kolom yang sesuai, memeriksa format, atau membandingkan dua kumpulan data.
  3. Menjalankan tindakan. Bot dapat memasukkan informasi ke aplikasi, menyusun rekap, atau menandai transaksi yang tidak sesuai dengan aturan.
  4. Menyimpan hasil dan melaporkan pengecualian. Hasil proses disimpan sesuai prosedur, sementara data yang tidak memenuhi kriteria dapat diteruskan kepada staf untuk diperiksa.

Misalnya, perusahaan menerima ratusan transaksi penjualan setiap hari. Bot RPA dapat mengambil data dari file transaksi, memeriksa kelengkapan kolom, memasukkan informasi yang memenuhi kriteria ke sistem, dan membuat daftar transaksi yang membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.

Namun, RPA tidak selalu mampu memahami konteks suatu transaksi seperti manusia. Jika dokumen memiliki format yang berubah-ubah atau terdapat kondisi yang tidak tercakup dalam aturan, proses dapat gagal atau menghasilkan kesalahan. Karena itu, bot perlu dirancang dengan prosedur penanganan pengecualian dan pengawasan manusia yang memadai (Perdana et al., 2023).

Contoh Penerapan RPA dalam Pekerjaan Akuntansi

RPA dapat digunakan pada berbagai proses akuntansi, terutama pekerjaan yang berulang, berbasis aturan, dan melibatkan pemindahan data antaraplikasi. Berikut beberapa contohnya.

1. Pencatatan Transaksi dan Input Data

Pencatatan transaksi sering melibatkan pemindahan informasi dari dokumen sumber ke sistem akuntansi. Dalam kondisi tertentu, bot RPA dapat mengambil data terstruktur dari file transaksi, memasukkannya ke sistem, dan memeriksa apakah kolom wajib telah terisi.

Sebagai contoh, perusahaan menerima file penjualan harian dalam format yang sama. Bot dapat memindahkan nomor transaksi, tanggal, nama pelanggan, dan nilai penjualan ke sistem yang telah ditentukan.

Otomatisasi ini dapat mengurangi pekerjaan input manual. Namun, kelengkapan dan ketepatan data sumber tetap perlu diperhatikan karena bot dapat memproses informasi yang salah apabila kesalahan tersebut tidak terdeteksi oleh aturan pemeriksaan.

2. Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank dilakukan untuk membandingkan catatan kas perusahaan dengan mutasi rekening bank dan mengidentifikasi perbedaan di antara keduanya.

Bot RPA dapat membandingkan data berdasarkan kriteria seperti tanggal, nominal, nomor referensi, atau deskripsi transaksi. Transaksi yang cocok dapat ditandai secara otomatis, sedangkan transaksi yang belum cocok dapat dimasukkan ke daftar pemeriksaan.

Sebagai contoh, perusahaan memiliki 1.000 transaksi dalam catatan kas dan mutasi bank selama satu periode. Bot dapat membantu mencocokkan transaksi yang memenuhi kriteria yang ditetapkan sehingga staf akuntansi dapat lebih fokus memeriksa transaksi yang tidak sesuai.

Meski demikian, kecocokan nominal saja tidak selalu membuktikan bahwa dua transaksi merupakan transaksi yang sama. Perbedaan waktu pencatatan, biaya bank, dan transaksi yang belum tercatat tetap perlu dianalisis.

3. Pengelolaan Utang dan Piutang

Dalam proses utang usaha (accounts payable), RPA dapat membantu memindahkan data faktur pemasok, memeriksa kelengkapan informasi, dan mencocokkan faktur dengan data pesanan pembelian atau penerimaan barang apabila data tersedia dalam format yang dapat dibaca.

Sementara itu, dalam pengelolaan piutang usaha (accounts receivable), bot dapat menyusun daftar faktur yang belum dibayar, mengelompokkan piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan menyiapkan pengingat pembayaran sesuai kebijakan perusahaan.

Penerapan ini membantu mengurangi pekerjaan administratif dan memudahkan staf memantau transaksi. Akan tetapi, keputusan terkait pembayaran, persetujuan transaksi, atau penanganan sengketa sebaiknya tetap mengikuti prosedur otorisasi perusahaan.

4. Penyusunan Laporan Keuangan Berkala

Pada akhir bulan, staf akuntansi biasanya mengumpulkan data dari beberapa sumber untuk menyiapkan laporan internal. Bot RPA dapat membantu mengambil data yang telah ditentukan, menggabungkan file, menjalankan perhitungan sederhana, dan menyusun rekap untuk ditinjau.

Sebagai contoh, bot dapat mengumpulkan data penjualan dan biaya dari beberapa file cabang, lalu menyusunnya ke dalam format laporan bulanan yang seragam.

RPA dapat mempercepat proses pengumpulan dan pengolahan data, tetapi tidak otomatis menjamin laporan keuangan bebas dari kesalahan. Penyesuaian jurnal, estimasi akuntansi, penilaian transaksi yang kompleks, dan persetujuan akhir tetap membutuhkan pertimbangan serta pemeriksaan yang sesuai.

5. Mendukung Proses Audit

Dalam audit, RPA dapat membantu menjalankan prosedur yang berulang, seperti mengumpulkan data dari beberapa sistem, membandingkan daftar transaksi, memeriksa kelengkapan dokumen, atau menyiapkan kertas kerja berdasarkan format tertentu.

Perdana et al. (2023) membahas penerapan RPA pada sejumlah skenario pekerjaan di kantor akuntan, termasuk peluang otomatisasi prosedur audit. Dengan bantuan otomatisasi, auditor dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk aktivitas administratif dan mengalokasikan lebih banyak perhatian pada analisis hasil serta penilaian risiko.

Namun, RPA tidak menggantikan pertimbangan profesional auditor. Auditor tetap harus menentukan prosedur yang tepat, mengevaluasi bukti audit, menilai signifikansi temuan, dan menarik kesimpulan berdasarkan bukti yang memadai.

Apa Manfaat RPA bagi Akuntan dan Perusahaan?

Penerapan RPA dapat memberikan beberapa manfaat apabila proses yang dipilih memang sesuai untuk diotomatisasi.

  • Meningkatkan efisiensi kerja. Bot dapat menjalankan tugas rutin tanpa harus melakukan setiap langkah secara manual. Hal ini berpotensi mempercepat proses, terutama ketika volume transaksi cukup besar.
  • Meningkatkan konsistensi. Bot menjalankan aturan yang sama pada setiap proses. Jika aturan dan data yang digunakan benar, hasil pemrosesan dapat menjadi lebih konsisten.
  • Mengurangi kesalahan akibat input manual. Pemindahan data secara otomatis dapat mengurangi risiko salah mengetik atau melewatkan langkah tertentu. Meski begitu, kesalahan pada data sumber maupun konfigurasi bot tetap dapat memengaruhi hasil.
  • Mendukung pengendalian internal. Proses otomatis dapat dirancang dengan pencatatan aktivitas, pembatasan akses, dan penanganan pengecualian. Pengendalian tersebut membantu perusahaan menelusuri proses, tetapi perlu dirancang dan dipantau secara berkala.
  • Memberikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan analitis. Ketika tugas administratif berkurang, akuntan dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk mengevaluasi kinerja keuangan, menganalisis penyimpangan anggaran, dan membantu manajemen mengambil keputusan.

Penelitian Ashraf (2025) dalam Review of Accounting Studies juga menemukan hubungan antara penggunaan teknologi otomatisasi dan berkurangnya kelemahan material dalam pengendalian internal pada perusahaan yang diteliti. Namun, temuan tersebut tidak berarti bahwa setiap penerapan RPA secara otomatis meningkatkan kualitas pelaporan keuangan. Hasilnya tetap bergantung pada desain proses, pengendalian, dan cara teknologi digunakan.

Apa Perbedaan RPA dan Artificial Intelligence (AI)?

RPA dan Artificial Intelligence (AI) sama-sama dapat mendukung otomatisasi, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

RPA pada dasarnya menjalankan instruksi berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Contohnya, bot mengambil data dari kolom tertentu, memindahkan angka ke sistem lain, atau membandingkan nilai berdasarkan kriteria yang jelas.

Sebaliknya, AI dapat digunakan untuk tugas yang membutuhkan kemampuan seperti mengenali pola, memahami teks, mengklasifikasikan dokumen, atau membantu menganalisis informasi. Kemampuan tersebut bergantung pada jenis model AI dan sistem yang digunakan.

Dalam pekerjaan akuntansi, keduanya juga dapat dikombinasikan. Misalnya, AI digunakan untuk membantu membaca informasi dari faktur dengan format yang beragam, kemudian RPA memindahkan data yang telah diekstrak ke sistem akuntansi. Jika terdapat informasi yang tidak jelas atau tidak sesuai, transaksi dapat diteruskan kepada staf untuk diperiksa.

Dengan demikian, RPA tidak sama dengan AI dan tidak selalu membutuhkan AI untuk bekerja. RPA cocok untuk proses yang memiliki aturan jelas, sedangkan AI dapat membantu ketika proses membutuhkan pengenalan pola atau pemrosesan informasi yang lebih kompleks (Tiron-Tudor et al., 2024).

Tantangan dalam Penerapan RPA

Walaupun menawarkan berbagai manfaat, penerapan RPA juga memiliki tantangan yang perlu dipertimbangkan.

  • Kualitas dan standardisasi proses. Jika prosedur kerja belum jelas atau sering berubah, bot akan lebih sulit dikembangkan dan dipelihara. Perusahaan sebaiknya mengevaluasi proses yang berjalan sebelum mengotomatisasikannya.
  • Keamanan data dan akses sistem. Bot dapat mengakses informasi keuangan yang bersifat rahasia. Oleh karena itu, hak akses perlu dibatasi sesuai kebutuhan, kredensial harus dikelola dengan aman, dan aktivitas bot perlu dipantau.
  • Biaya pengembangan dan pemeliharaan. Penerapan RPA memerlukan waktu untuk memetakan proses, mengembangkan bot, melakukan pengujian, dan memperbaiki kesalahan. Perubahan pada aplikasi atau format data juga dapat menyebabkan bot perlu disesuaikan.
  • Risiko kesalahan yang berulang. Otomatisasi tidak menjamin bahwa setiap hasil benar. Apabila aturan yang digunakan keliru, bot dapat mengulangi kesalahan tersebut dalam jumlah besar.
  • Kebutuhan pengawasan manusia. Perusahaan tetap memerlukan pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan, persetujuan, dan penanganan transaksi yang tidak biasa. Penelitian dalam Accounting Horizons menyoroti risiko RPA terkait keamanan, pengendalian internal, tata kelola, dan ketergantungan berlebihan pada otomatisasi (Cooper et al., 2024).

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memulai dari proses yang relatif sederhana, memiliki aturan jelas, dan dapat diuji hasilnya. Efektivitas penerapan RPA perlu dievaluasi berdasarkan penghematan waktu, kualitas hasil, biaya pemeliharaan, dan risiko yang mungkin muncul.

 

Referensi

Ashraf, M. (2025). Does automation improve financial reporting? Evidence from internal controls. Review of Accounting Studies, 30, 436–479. https://doi.org/10.1007/s11142-024-09822-y

Cooper, L. A., Holderness, D. K., Sorensen, T. L., & Wood, D. A. (2024). The dark side of robotic process automation (RPA): Understanding risks and challenges with RPA. Accounting Horizons, 38(2), 143–152. https://doi.org/10.2308/HORIZONS-2022-019

Mokoginta, M. N. S., Juminawati, S., & Elisabeth, C. R. (2024). Analysis of the role of RPA (Robotic Process Automation) technology in improving the efficiency of accounting processes in Indonesia. Jurnal Aktiva: Riset Akuntansi dan Keuangan, 6(1), 17–24. https://doi.org/10.52005/aktiva.v6i1.220

Perdana, A., Lee, W. E., & Mui Kim, C. (2023). Prototyping and implementing Robotic Process Automation in accounting firms: Benefits, challenges and opportunities to audit automation. International Journal of Accounting Information Systems, 51, Article 100641. https://doi.org/10.1016/j.accinf.2023.100641

Tiron-Tudor, A., Lacurezeanu, R., Bresfelean, V. P., & Dontu, A. N. (2024). Perspectives on how Robotic Process Automation is transforming accounting and auditing services. Accounting Perspectives, 23(1), 7–38. https://doi.org/10.1111/1911-3838.12351