Sumber: https://eastgate-software.com/what-is-optical-character-recognition-ocr/

Optical Character Recognition (OCR) adalah salah satu perkembangan teknologi yang memanfaatkan artificial intelligence (AI) yang membantu mendigitalisasi data sehingga komputer dapat membaca, menerjemahkan, menyimpan maupun mengubah obyek data yang berupa gambar atau teks. Pengunaan OCR dapat meningkatkan efisiensi keakuratan dalam pemrosesan dokumen sebagai dampak otomatisasi pengolahan dokumen tersebut (Abdelaziz & Fazil, 2023). OCR juga dapat melindungi data digital tersebut menjadi lebih ringkas, aman, dan tahan lama.

OCR merupakan singkatan dari Optical Character Recognition atau yang bila diterjemahkan berarti Pengenalan Karakter Optik. Teknologi OCR merupakan sebuah teknologi yang dapat mengekstrak tulisan dari file gambar menjadi format teks yang dapat dikenali oleh mesin. Contohnya, apabila memindai tumpukan dokumen, hasil file yang akan diperoleh adalah gambar yang tidak bisa disalin per kata untuk ditempel ke dokumen kerja berformat word. Dengan bantuan OCR, tulisan pada gambar dapat terdeteksi sebagai teks yang dapat dipilih dan disalin secara fleksibel.

Salah satu kegunaan OCR dalam akuntansi adalah kemampuannya dalam mengidentifikasi, mencari ataupun klusterisasi data secara periodik sesuai yang diinginkan pengguna data. Dokumen data yang dapat diolah oleh OCR terdiri dari tiga jenis data, yaitu data terstruktur, data semi terstruktur, dan data tidak terstruktur. Kecepatan OCR untuk mengolah ketiga jenis data ini tentu saja menjadi berbeda-beda. OCR dapat lebih cepat mengolah data terstruktur karena data tersebut sudah terorganisir, terdefinisi, dan konsisten sehingga lebih mudah diproses. Data yang semi terstruktur membutuh waktu yang lebih lama karena komputer perlu mengenali data lebih lama akibat adanya ketidaklengkapan informasi atas data tersebut. OCR memerlukan waktu yang lebih lama untuk mengolah data yang tidak terstruktur karena diperlukan langkah verifikasi data terlebih dahulu. Penggunaan Teknologi OCR dapat membuat pengerjaan aktivitas Akuntansi menjadi lebih cepat karena system dapat melakukan otomatisasi beberapa dokumen seperti faktur, kwitansi, dan sebagainya.

Secara umum, ada beberapa manfaat penggunaan OCR dalam akuntansi. Manfaat yang pertama adalah berkurangnya kesalahan yang diakibatkan oleh human error khususnya yang terjadi ketika dalam proses entri data yang dilakukan secara manual. Manfaat yang kedua adalah efisiensi waktu dan produktivitas, dimana pengolahan data dapat dilakukan dengan dipindai sehingga lebih cepat. Ketiga adalah akses data yang lebih flexible dan mudah. Data yang sudah dijadikan data digital dapat lebih mudah diindeks dan diakses dengan cepat. Manfaat yang keempat adalah lebih mudahnya penelusuran data ketika dilangsungkan proses audit. OCR menjadikan database perusahaan menjadi lebih jelas dan transparan sehingga akan lebih mudah dilacak dan diakses kembali dengan tingkat akurasi yang tinggi. Manfaat kelima adalah perusahaan dapat melakukan efisiensi biaya dengan cara mengurangi tenaga manusia yang dibutuhkan untuk pengolahan data secara manual. Dan, tentu saja manfaat-manfaat tersebut dapat mendorong kepuasan pelanggan, khususnya yang berada di sektor pelayanan.

Dalam praktik akuntansi, OCR dapat dimanfaatkan untuk hal-hal yang bersifat praktikal, seperti pembuatan invoice, laporan bank, manajemen biaya, digitalisasi buku besar, laporan pajak, digitalisasi payroll dan penyusunan laporan keuangan. Dengan bantuan OCR, perusahaan dapat melakukan aktifitas-aktifitas tersebut dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.

 

Referensi:

Abdelaziz, T.A.I., dan Fazil U. 2023. Applications of integration of AI-based Optical Character Recognition (OCR) and Generative AI in Document Understanding and Processing. Applied Research in Artificial Intelligence and Cloud Computing. Vol 6 (11)

https://verihubs.com/blog/cara-ocr-keuangan-mempengaruhi-finansial-akuntansi

Bagaimana Tools OCR Mempermudah Proses Akuntansi?